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Corinna Behr

Digital Workplace Solution Map

By Solution Map

21. September 2021

Von Sabine Kraus

Die „Digital Workplace Solution Map“ zeigt Softwarelösungen für die Digitalisierung Ihrer Prozesse, untergliedert in die verschiedenen Anwendungs-Segmente.

Der Digital Workplace als Informations- und Prozessportal in Unternehmen verbindet optimal Inhalte, Menschen und Werkzeuge. Daten, Dokumente, Analysen, Prozesse bis hin zu digitalen Akten werden miteinander verbunden und idealerweise den Mitarbeitern im entsprechenden Kontext zur Erleichterung deren alltäglichen Aufgaben zur Verfügung gestellt.

Die Aufbereitung kann für bestimmte Teams oder nur auf der Ebene eines Mitarbeiters erfolgen. Weiterhin bietet ein idealer digitaler Arbeitsplatz nicht nur Zugriff auf die benötigten Informationen, sondern auch Funktionen mit denen Arbeitsgruppen unternehmensintern und auch mit externen Partnern (Kunden, Geschäftspartnern etc.) unkompliziert bspw. über einen speziellen Chat oder in Online-Meetings zusammenarbeiten können.

Funktional ist der systemseitigen Unterstützung von Mitarbeitern mit dem Ziel von prozess- und ergebnisorientiertem Arbeiten mit Hilfe eines Digital Workplace Ansatzes keine Grenzen gesetzt. Verschiedene Softwarekategorien, die zu einer Digital Workplace Lösung miteinander verbunden sind, decken unterschiedliche Aspekte ab.

In der aktuellen Ausgabe der Digital Workplace Solution Map und der Guide-Liste wurden die Lösungen aufgenommen, die aktuell am häufigsten in Unternehmen zu diesem Zweck sinnvoll miteinander kombiniert zum Einsatz kommen. Mit diesen ist es generell möglich einen Digital Workplace im Unternehmen mit einem durchgängigen Prozess- und Informationsfluss zukunftsfähig gemäß den eigenen Anforderungen umzusetzen.

Digital Workplace Solution Map

Diese Map wird laufend aktualisiert (Änderungen vorbehalten) und erhebt keine Ansprüche auf Vollständigkeit.

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Enterprise Content Management & Dokumentenmanagement

Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagement (DM) dienen zur strukturierten Verwaltung und oft gemeinsamen Arbeit mit Informationen (z. B. Dokumente, digitale Akten, Aufgaben) und den damit verbundenen Prozessen. Administrative Aufgaben (Rechtemanagement, Sicherung, Datenschutz etc.) werden systemseitig unterstützt. Andere Unternehmen nutzen auch die Abkürzung EIM (Enterprise Information Management).

Die Systeme in diesem Umfeld können den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten in einem Unternehmen abdecken und Mitarbeiter (automatisiert) bei der (gemeinsamen) Bearbeitung und (beweissicheren) Dokumentation von Aufgaben unterstützen. Wichtige Funktionen hierbei sind: Aktenmanagement, Prozessmanagement/Workflow und Archivierung.

Zudem werden (einfache) Cloud-Lösungen zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Akten (Ablage- und Austauschsysteme) in der Map im Bereich „ECMS, DMS“ mit aufgenommen.

Customer Relationship Management & Customer Experience Management

Lösungen für Customer Relationship Management (CRM) stellen Funktionen zur Bewältigung aller Prozesse rund um die Pflege und Verwaltung von Kunden-Beziehungen und -Daten im Unternehmen in den Fokus. Mit Hilfe des Systems wird die B2B-, B2C- oder/und B2B2C-Kommunikation dokumentiert, zusammengeführt und analysiert werden. Diese Informationen werden dann (konform zum Datenschutz) für den Unternehmenserfolg sinnvoll (auch abteilungsübergreifend) aufbereitet und genutzt. Der komplette Customer Journey des Kunden kann idealerweise durch die Lösung unterstützt werden. Dabei wird die gesamte Kommunikation auf die Bedürfnisse und Erlebnisse (Customer Experience Management, CXM) der Kunden ausgerichtet, um so den Unternehmenserfolg zu steigern und langjährige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Die unterschiedlichsten Abteilungen werden im Idealfall durch eine entsprechende CRM- bzw. CXM-Lösung unterstützt. So stehen dem Marketing beispielsweise über Marketingautomation-Bestandteile Funktionen zur Unterstützung des Kampagnenmanagements zur Verfügung. Der Vertrieb kann über das CRM-System seine Deal Pipeline managen und qualifizierte Leads vom Marketing direkt über das System weiter bearbeiten. Auch die nachhaltige Kundenbetreuung steht im Fokus. Mit Hilfe von Funktionen für After-Sales-Services oder Beschwerdemanagement wird die Service-Abteilung bei deren täglichen Arbeit unterstützt. In diesem Fall ist der Kundenservice in der Regel effizienter, da Marketing, Sales und Service ineinander greifen und in einem zentralen System Informationen entsprechend bereit stehen (Kontakthistorie etc.).

Zur Auswertung gesammelter Daten kommen Komponenten für Analytisches CRM zum Einsatz. Fest definierte Dashboards und Berichte werden häufig auf Basis der Bedürfnisse der einzelnen Usergruppen bereitgestellt. Individuelle Berichte können vom System-User oft selbst erstellt werden, soweit er oder sie die entsprechenden Berechtigungen hat. Die meisten Lösungen bieten auch Funktionen zur Überwachung der Datenqualität an. In einfachster Form bedeutet dies, dass Dubletten im System erkannt und idealerweise bereinigt werden können.

Die Umsetzung des Digital Workplace für das Kundenbeziehungsmanagement ist oft eine Verbindung einer zentralen CRM-/CXM-Plattform mit Spezialsystemen für einzelne Anwendungsfälle. Daher ist es wichtig, die übergreifenden Strategien und Prozesse zu definieren, um die Lösungen bestmöglich zu kombinieren und einzusetzen. In der Map sind sowohl Generalisten als auch Spezialisten aufgeführt.

Input Management

Input Management (IM) dient zur systemgestützten Erfassung von Dokumenten (z. B. Rechnungen, Belege, Anschreiben, Anträge). Elektronische Dokumente werden dabei übernommen, Papier muss erst digitalisiert werden. Im Anschluss erfolgt eine Klassifikation (Definition der Informationen, die vom System gesucht werden sollen) und eine oft größtenteils automatische Extraktion von Daten der jeweiligen Dokumente. Viele Lösungen bieten zudem eine Prozessunterstützungskomponente an, mit der die weitere Bearbeitung und Verteilung der Informationen im Unternehmen automatisiert erfolgen kann.

Viele Unternehmen sprechen im Rahmen von Input Management häufig auch von Lösungen für die Post- und Rechnungseingangsbearbeitung.

Enterprise Resource Planning

Mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning Systemen) kann im Kern die Warenwirtschaft eines Unternehmens systemgestützt organisiert werden. Im Fokus stehen vor allem Funktionen zur bedarfsgerechten Planung, Verwaltung und Steuerung der betrieblichen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel, Material etc.).

Unter anderem bieten ERP-Systeme, die in dieser Map und der Guide-Liste aufgeführt sind, teilweise oder komplett Funktionen für die Finanzbuchhaltung, Logistik, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Asset Management sowie das Product-Lifecycle-Management (PLM) bzw. Produktdatenmanagement.

Human Resources

Systeme zur Unterstützung der Personalabteilung, sogenannte Human-Resources- (HR) oder Personalinformations-Systeme, bieten viele Funktionen zur Erfassung, Verwaltung, Analyse, Archivierung bis hin zur Löschung von personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter an. Diese umfassen bspw. die Qualifikation, Vergütung, Abwesenheiten und Mitarbeiterentwicklung. Vollumfängliche Lösungen bieten zudem Funktionen für das Bewerbermanagement (Recruiting) oder auch die Umsetzung von Mitarbeiterportalen inklusive Employee Self-Service Lösungen an. Nicht selten können Bewerber und auch Mitarbeiter bei solchen Lösungen ihre Daten selbst einsehen und bearbeiten.

Die in der Map und Guide-Liste aufgeführten Systeme zu HR haben sich teilweise auf Bereiche spezialisiert. Nicht immer können alle Lösungen alle Aufgabenbereiche der Personalbeschaffung und Personalverwaltung abdecken.

PIM / PDM / PLM

Produktinformationsmanagement-Lösungen (PIM-Lösungen) dienen zur Sammlung und Verwaltung von Produktinformationen an einem zentralen Ort sowie insbesondere zur Bereitstellung dieser Informationen in verschiedenen Ausgabeformaten (bspw. Kataloge, Datenblätter, Webseiten). Durch die zentrale Plattform werden die Daten immer aktuell gehalten, Änderungen und Ergänzungen werden zentral gepflegt. Die  Informationen werden genutzt, um Produktinformationen so aufzubereiten, dass sie von Vertrieb und Marketing zielgerichtet in den jeweiligen Kommunikationskanälen genutzt werden können.

Produktdatenmanagement (PDM) fokussiert sich auf relevante Produktionsdaten. Die Informationen zu einem Produkt und Produktvarianten werden von Systemen so verwaltet, dass berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen auf sämtliche Daten des Produktlebenszyklus und dem Entstehungsprozess zugreifen können.  Wichtige Informationen können so auch im Entwicklungsprozess genutzt werden.

Systeme für Product Lifecycle Management (PLM) unterstützen den Entwicklungsprozess von der ersten Idee bis zum finalen Produkt sowie die Prozesse rund um Veränderungen bestehender Produkte. Der PLM-Ansatz ist ganzheitlich und fokussiert alle Daten und Informationen des Produktentstehungsprozesses, beispielsweise nicht nur Funktionen und Bauteile, sondern auch die Kostenseite zu einem bestimmten Produkt. Dabei werden nicht nur die Phasen bis zur Einführung, sondern auch die danach (Einführung bis zur End-of-Life-Phase) vom System unterstützt.

Systeme im Bereich PIM / PDM / PLM fokussieren sich meistens auf einen der drei Ansätze, was sich auch in den näheren Angaben zu Funktionen der hier gelisteten Lösungen widerspiegelt.

Prozessmanagement & Process Mining

Beim Prozessmanagement werden Arbeitsabläufe definiert, dokumentiert, gesteuert sowie automatisiert, ausgewertet und idealerweise stetig weiterentwickelt und optimiert. Alle relevanten Prozesse im Unternehmen stehen dabei im Fokus der Betrachtung. Häufig verwendete Begriffe sind Business Process Management (BPM) oder Geschäftsprozessmodellierung (GPM) (für das entsprechende Teilsegment).

Die meisten (BPM-, GPM-)Lösungen bieten Funktionen zur Prozessmodellierung und Auswertung von Prozessen an. Hier werden die wesentlichen Schritte / Aufgaben, Entscheidungen, Ausführende und weitere Eigenschaften hinterlegt, um Abläufe zu dokumentieren und zu analysieren. Um Prozesse systemseitig ausführen zu können sind Workflow-Funktionen integriert, mit denen (Teil-)Aufgaben automatisiert werden. Zur Unterstützung von einfachen Prozessen mit stetig wiederkehrenden Aufgaben bietet sich der Einsatz von RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) an.

Lösungen für Process Mining unterstützen die intelligente Analyse der Prozesse (auch über verschiedene Systemgrenzen hinweg). Unternehmensprozesse werden dabei vom System realitätsgetreu rekonstruiert, um Erkenntnisse mit Hilfe von speziellen Analysewerkzeuge aus den Ergebnissen zu ziehen (bspw. problemhafte Prozessvarianten, mögliche Engpässe, Showstopper), wichtige Zusammenhänge zu erkennen, nach Ursachen zu forschen und die Prozesse mit Hilfe der gewonnen Informationen optimal auszurichten. Teilweise werden auch Simulationskomponenten zur Bewertung von Veränderungen / Alternativen angeboten.

Process Mining Lösungen (bzw. Partnerlösungen) sind in der Map in einem gesonderten Bereich aufgeführt. Einige kleine, eigenständige Spezial-Anbieter konnten in der Vergangenheit am Markt weltweit schnell wachsen. Andere gehen mittlerweile sehr enge Partnerschaften mit großen internationalen Softwarekonzernen ein und sind in deren Lösungsportfolio voll integriert.

Projektmanagement

Lösungen für Projektmanagement unterstützen rund um die Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss von Projekten. In der Regel helfen solche Tools den Mitarbeitern auch bei der Chancen- und Risiken-Einschätzung, der Ressourcen-, Termin- und Kostenplanung zu Projekten durch unterschiedliche integrierte Analysen. Oft ist auch die Nachvollziehbarkeit (Tracking) des Bearbeitungsstand Bestandteil der Funktionalität.

Durch die Integration einer solchen Lösung in das Gesamtkonzept Digital Workplace ist es möglich, interne und externe Projekte noch besser einzuplanen und zu steuern. Alle Informationen, die über das Informationsportal des Digital Workplace zentral bereitgestellt werden, können auch in die Planung und Bewertung von Projekten einfließen.

Analytics

Um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im gewünschten Format und Form (bspw. bestimmte Auswertungen, grafische Darstellungen) in Zugriff zu haben, kommen Analytics-Lösungen zum Einsatz.

Durch Data Analytics können Informationen aufbereitet, transformiert und aggregiert werden. Entsprechende Auswertungen können als Reportings für einen bestimmten Zweck oder für einen bestimmten Empfängerkreis aufbereitet und verteilt werden. In speziell zusammengestellten Dashboards können Mitarbeiter eigene Analysen durchführen (Self Service Analytics) und mit bestehenden Auswertungen (bspw. Vertiefungen) weiterarbeiten. Verschiedene Analysemethoden ermöglichen einen Einblick in das, was aktuell im Unternehmen passiert.

Wertvolle Informationen werden so zur Unterstützung von Entscheidungen gewonnen. Mit Advanced-Analytics-Funktionen erhalten Mitarbeiter Prognosen und Aussagen zu Mustern zukünftiger Ereignisse. Strategische Entscheidungen die Zukunft betreffend werden so unterstützt.

Collaboration

Der Digital Workplace im Unternehmen sollte eine zentrale digitale Arbeitsumgebung sein. Alle benötigten Informationen und Funktionen werden Mitarbeiter idealerweise zur Unterstützung ihrer Arbeit kontextbezogen zur Verfügung gestellt. Digitale Arbeitsplätze und ortsunabhängiges Arbeiten werden durch die Zusammenführung relevanter Inhalte und direkte Bearbeitungsmöglichkeiten unterstützt.

Software für Collaboration leistet zum Gesamtkonzept Digital Workplace einen Beitrag für eine bessere digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Interne und oft auch externe Kommunikation wird dabei über entsprechende digitale Arbeitsräume unterstützt. Funktionen wie bspw. Chats, Messaging, Telefonie und Video–Chat bzw. Online-Meetings werden direkt über die Lösung ermöglicht. Ergänzend sind häufig noch Funktionen zum Aufgaben- und Terminmanagement von Usern und Usergruppen integriert.

E-Learning

E-Learning bezeichnet die Aufbereitung, Verwaltung, Bereitstellung und Auswertung von digitalen Lerninhalten. Dies kann bspw. über Web-Browser oder Apps erfolgen, als Selbststudium oder als interaktives Training mit einem Lehrer und anderen Lernenden.  Es gibt viele verschiedene Formen von E-Learning. Teilweise werden einfach digitale Inhalte wie Dokumente und Videos bereitgestellt, andere Lösungen bieten zudem definierte Lernpfade, Tests und die Möglichkeit des Austausches mit anderen Kursteilnehmern.

Beim Blended Learning werden Vorteile von Präsenzveranstaltungen (direkte Ansprache, Möglichkeit des Ausprobierens neuer Erkenntnisse und Fähigkeiten) mit „klassischem“ E-Learning (Bereitstellung Unterlagen, Selbststudium) kombiniert. So ist es nicht selten möglich sich direkt mit einem Trainer und / oder den Kurs-Teilnehmern über das Tool auszutauschen. Chat und auch Video-Funktionen werden hierfür bereitgestellt. Der Lernfortschritt kann durch Fragebögen, Prüfungen am Ende eines Moduls oder aber auch durch Analysen der Teilnahme an den Online-Inhalten nachverfolgt werden. Häufig werden auch Zertifikate beim Abschluss eines Kurses über das System erstellt. Selbstlernen kann mit einer solchen Lösung genauso abgebildet werden wie interaktive Online-Kurse. Kombinationen von beiden sind nicht selten.

E-Learning wird mit steigender Umsetzung der Digitalisierung in Unternehmen immer beliebter und wichtiger. Dabei werden die Lerninhalte zum einen mit spezifischen Aufgaben und Systemen kombiniert (bspw. Vermittlung, wie man bestimmte Aufgaben mit einer speziellen Software löst), zum anderen werden auch übergreifende Prozesse und Verhaltensweisen vermittelt.

Häufig wird der Onboarding-Prozess unternehmensweit unterstützt, entsprechende Inhalte und richtige Ansprechpartner neuen Mitarbeitern der jeweiligen Abteilungen bereitgestellt. Nicht selten nutzen Marketing, Vertrieb und Service die E-Learning-Lösung auch für ihre interne und externe Schulungen. Erworbene Zertifikate können direkt in den Personalakten hinterlegt werden, durch wegfallende Nachfassaufgaben zu neu gewonnen Qualifikationen wird die Personalabteilung entlastet.

Security

Security-Lösungen sollen idealerweise übergreifend alle Prozesse, Systeme und Geräte absichern. Dies umfasst bspw. Netzwerkmanagement, Firewalls und Unified Endpoint Management (Verwaltung der Endgeräte und der darauf installierten Software). Auch zentrale Steuerungskonzepte für das Nutzer- und Rechtemanagement (bspw. zentrale Verzeichnisdienste) sind hier anzusiedeln. Zur übergreifenden Überwachung, Analyse und Verteidigung der Systeme können Spezialanwendungen wie SIEM-Systeme (Security Information and Event Management) genutzt werden, welche unerlaubte oder ungewöhnliche Aktivitäten erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten können.

Schon bei der Formulierung der Vision des Digital Workplace müssen die Aspekte der Absicherung der Informationen und Prozesse berücksichtigt werden. Auf der organisatorischen Ebene sind Themen wie Risk Management, Compliance ebenso wie Change-Management und Schulungen wesentliche Aspekte bei der Konzeption und Umsetzung der Sicherungsaspekte.

Übergreifende Anwendungen

Der Digital Workplace wird und kann nicht mit einer einzigen Softwarekategorie umgesetzt werden. Verschiedene Lösungen müssen sinnvoll miteinander verbunden und digitale Inhalte gegebenenfalls an einem zentralen Ort einheitlich zur Verfügung gestellt werden. Unternehmensvorgaben und geltende gesetzliche Bestimmungen sind dabei immer zu beachten.

Content Management & Web Content Management

Content-Management-Systeme (CMS) bzw. Web-Content-Management-Systeme (WCMS) unterstützten bei der Erstellung und Bearbeitung, Verwaltung und Verwendung von Inhalten (bspw. Textbausteine, Bilder) auf Webseiten, Formularen und anderen Text- oder Multimediaformaten. Die Systeme unterstützen die Trennung von Inhalt und Format (bspw. Aufbereitung für verschiedene Ausgabekanäle) und bieten Funktionen, um die Darstellung dynamisch zu steuern (bspw. responsive Design für verschiedene Bildschirmarten / Endgeräte). Von Vorteil sind weitere Funktionen wie beispielsweise Fristen zur systemgestützten Überwachung der Veröffentlichung von Content-Bausteinen oder Module zur Verwaltung von Bildern.

Governance, Risk & Compliance

Governance-, Risk- und Compliance-Lösungen (GRC-Lösungen) unterstützen übergreifend bei der Dokumentation, Überwachung und nachweislichen Einhaltung interner und externer Vorgaben. Organisatorische Richtlinien, vertragliche Regelungen, Gesetze und Verordnungen werden hierbei durch die Lösung verwaltet und deren Anwendung bzw. Einhaltung unterstützt. Häufig bieten diese Lösungen auch Funktionen für Risikomanagement, Datenschutz und Datensicherheit.

Portallösungen, Middleware, ESB

Um alle Daten und Prozesse sinnvoll miteinander im Rahmen des Digital Workplace miteinander zu verknüpfen, kommen nicht selten übergreifende Austausch- / Informations-Plattformen zum Einsatz. Diese fungieren als eine Art Informationsdrehscheibe, um so gezielt den Datenaustausch zu steuern und zu überwachen. Funktionen zur Erfassung, Aufbereitung, Verknüpfung, Analyse und Bereitstellung von Daten werden hierüber gebündelt. Entsprechende Lösungen werden als Middleware oder Enterprise Service Bus (ESB) bezeichnet. Sie werden meist im Hintergrund betrieben und versorgen andere Systeme, mit denen die Anwender direkt arbeiten, mit den entsprechenden Daten.

Teilbereiche der Funktionalität zur Sammlung, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten werden oft durch Analytics-Systeme (Datenaustausch, zentrale Datenbereitstellung) oder BPM-Systeme als übergreifende Prozesssteuerung bzw. Prozessmiddleware abgedeckt. Die Daten, Funktionen und Workflows der zu beteiligenden Fachsysteme werden dazu über entsprechende Zugriffe oder Aufrufe eingebunden.
Portale bieten in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, Informationen und Applikationen bedarfsgerecht und flexibel miteinander zu verbinden und in einer Oberfläche zusammenzuführen. Über kleine Apps bis hin zu großen Softwareplattformen können entsprechende Inhalte und Funktionen miteinander verbunden werden.

Digitale Signatur

Elektronische Signaturen dienen dazu den Unterzeichner bzw. Signaturersteller des jeweils signierten Dokuments eindeutig mit den jeweiligen Informationen in Verbindung zu bringen sowie zu identifizieren. Soll dies auch wie eine händische Unterschrift auf einem Dokument rechtswirksam sein, muss garantiert sein, dass die Daten zudem nachträglich unveränderbar sind. Dies wird in der Regel über digitale Signaturen in Verbindung mit digitalen Zertifikaten einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) eines entsprechenden Zertifizierungsdienstes realisiert. Der Schlüssel der Signatur zusammen mit dem Prüfschlüssel ergeben den Signaturschlüssel. Die Richtigkeit und Unverfälschtheit der elektronischen Informationen kann so nach geltenden gesetzlichen Regelungen in DACH geprüft und garantiert werden.  

Die Einbindung von digitalen Signaturdiensten erleichtern das mobile bzw. ortsunabhängige Arbeiten. Unterzeichnungsberechtigte Mitarbeiter können von überall Ihre Unterschriften digital leisten und müssen nicht mehr zwingend im Büro vor Ort sein, um rechtgültige händische Unterschriften auf Papier zu leisten. Das (lange) Warten auf Unterschriften und stockende Prozesse werden stark reduziert. Digitale-Signatur-Lösungen in den Digital Workplace des Unternehmens einzubinden, bringt somit vor allem klare zeitliche Vorteile.

21. Dezember 2021
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Security im Digital Workplace: Warum eine Firewall nicht ausreicht

By Digital Workplace

24. November 2021

Von Dr. Martin Böhn

Erfahren Sie mehr über die Anforderungen an die Sicherheit im Digital Workplace und warum eine Firewall hierbei nicht genügt.

„Irgendwas stimmt hier nicht“ – wenn dieser Satz fällt, ist es meistens schon zu spät. Die Systeme reagieren nicht mehr, Daten sind weg und die Prozesse sind gestört. Angriffe auf Passwörter, Geräte und ganze Netzwerke nehmen immer mehr zu und sie werden vielfältiger. Durch die Digitalisierung und starke Vernetzung sind Unternehmen immer stärker gefährdet.

Schnelle Digitalisierungsprojekte hatten Erreichbarkeit im Fokus – nicht Sicherheit

“Richtige Daten sind Gold wert“ – das lockt leider auch verschiedene Gefahren an. Nicht nur die datenhaltenden Systeme, auch die entsprechenden Prozesse müssen abgesichert werden.

Teilweise sehr schnell durchgeführte Projekte vor dem Hintergrund von Homeoffice-Zwängen durch Covid-19 haben Probleme verstärkt, die bereits durch technische Trends wie immer mehr Endgeräte (Smartphones, Tablets – aber auch intelligente Geräte des „Internet of Things“ IoT) und den Aufbau von Gesamtsystemen durch immer mehr vernetzte Services deutlich wurden.

“Richtige Daten sind Gold wert”

Klassische Ansätze der Absicherung von zentralen Unternehmensnetzen greifen zu kurz, da sich wesentliche Quellen, Ziele, Werkzeuge und Nutzer außerhalb der eigenen Firmengebäude befinden. Immer mehr Kommunikationswege mit Möglichkeiten zum Datenaustausch (bspw. Cloud-basierte Austauschverzeichnisse, Collaboration-Dienste) erhöhen die Risiken ungewollter Informationsweitergabe oder -manipulation.

Die Schäden sind nicht „ärgerlich“ – sie gefährden den Betrieb des Unternehmens

Unternehmen und ihre Daten und Prozesse sind auf sehr unterschiedlichen Ebenen mit einer Vielzahl von Angriffen konfrontiert. Viren, Würmer und Trojaner können Daten kopieren, verändern oder bspw. durch Verschlüsselung gegen die Nutzung durch die eigenen Mitarbeiter sperren.

Netzwerkangriffe blockieren die Erreichbarkeit der Online-Angebote. Und auch die Anwender selbst teilen oft ungewollt und unbewusst wertvolles Wissen über zu viele Wege mit zu vielen Beteiligten. Die Konsequenzen sind oft drastisch:

  • Verlust von Informationen (Löschen oder Sperren für den Zugriff): Anwender und Systeme können nicht weiterarbeiten, Geschäftsprozesse (inkl. Lieferungen und Abrechnungen) können nicht durchgeführt werden
  • Manipulation von Informationen: Durch verfälschte Daten werden fehlerhafte Ergebnisse produziert, was operative Prozesse ebenso wie taktische und strategische Entscheidungen verändert. Oft wird durch die Manipulation ein weiterer Angriff eingeleitet (bspw. durch die Weiterleitung auf Fake-Seiten mit weiterer Schadsoftware).
  • Datenabfluss an unberechtigte Personen: Neben der Verletzung des Datenschutzes und dem Imageschaden können auch direkte Schäden bspw. durch Identitätsdiebstahl und die unberechtigte Nutzung von Kontodaten etc. entstehen.

Alle diese Gefahren haben sowohl einen direkten Einfluss auf die aktuellen operativen Prozesse als auch indirekt auf die zukünftigen Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Partnern. Des Weiteren sind negative Effekte auf die Mitarbeiter durch Verunsicherung und geringere Produktivität zu beachten.

Security als wesentlicher Bestandteil des Digital Workplace

Im Modell des Digital Workplace ist Security ein eigener Block, welcher die verschiedenen Maßnahmen umfasst zum Schutz der Ablage und Verwaltung der Inhalte, der Absicherung der Nutzung und der gezielten Identifikation und Berechtigung der Anwender und Systeme zur Steuerung von Zugriff und Kommunikation.

Security im Digital Workplace: Warum eine Firewall nicht ausreicht
Anforderungen an die Sicherheit im Digital Workplace

Sicherheit hat aber auch eine klare organisatorische Komponente. Die Zusammenführung von Informationen in Prozessen und Dashboards muss gezielt geplant und gesteuert werden. Diese Verhältnismäßigkeit durch den klaren Anwendungskontext unterstützt nicht nur die Sicherheit, sie erleichtert auch den Zugriff auf die wirklich für Nutzer relevante Inhalte.

Für Einführung und Betrieb muss durch Change-Management und Schulungsmaßnahmen nicht nur die Handhabung der Werkzeuge vermittelt werden, sondern auch ein Bewusstsein für den gezielten, sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit Informationen.

Digitale Informationen und Prozesse sind Rückgrat und wesentliche Arbeitsmittel in der modernen Arbeitswelt.

Damit muss Security auch bei der Formulierung der Vision des Digitalen Workplace berücksichtigt werden, da so wesentliche Stellschrauben und Rahmenbedingungen vorgegeben werden. Digitale Informationen und Prozesse sind Rückgrat und wesentliche Arbeitsmittel in der modernen Arbeitswelt. Daher müssen sie auch umfassend geschützt werden.

Secure Workplace in der Digital Workplace Experience

Im Rahmen unserer Webinar-Reihe „Digital Workplace Experience“ haben wir im Segment „Secure Workplace“ gemeinsam mit einem ausgewiesenen Experten wesentliche Eckpunkte beleuchtet. Erfahren Sie in diesem Webinar,

  • was Security im Digital Workplace bedeutet
  • welche Gefahren es gibt und wie man sich dagegen schützen kann
  • wie ein übergreifender Secure Workplace aufgebaut werden kann
  • Impulse und Tipps zum Thema Secure Workplace gibt Dirk Eisenberg, Vice President Research & Development von Matrix42
24. November 2021
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Process Mining im Digital Workplace: Wissen, was wirklich passiert

By Prozessmanagement

26. Oktober 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil – und Erfolgsfaktor – des Digital Workplace. Sie bringen Informationen, Funktionen und Anwender zusammen. Prozesse schaffen den Kontext, um Inhalte gezielt zu erfassen, zu bearbeiten und damit zu nutzen. Auf dem Weg der Erarbeitung der Prozessergebnisse wird dabei zusätzliches Wissen generiert: wie gearbeitet wird. Vergleicht man das mit den Anforderungen, wie aus Sicht von Effektivität, Effizienz und nicht zuletzt Compliance gearbeitet werden solle, erkennt man nicht selten Herausforderungen in den operativen Abläufen.

Process Mining schafft Transparenz – und Handlungsoptionen

Unternehmen sind geprägt von komplexen IT- und Informationslandschaften. Prozesse finden oft nicht in einer abgeschlossenen Umgebung statt, sondern über Abteilungs- und insbesondere Systemgrenzen hinweg.

Damit greifen klassische Workflow-Monitoring-Ansätze, Regeln und Eskalationen hier nicht, da sie auf einzelne Systeme ausgerichtet sind. Mit diesen Mitteln kann man zwar lokale Ineffizienzen und Compliance-Risiken identifizieren, aber gerade die großen, übergreifenden Herausforderungen insbesondere bei Systemwechseln und Kommunikationsbeziehungen bleiben verborgen.

Hier setzt Process Mining an, indem übergreifende Analysen ermöglicht werden. Reale Prozessdurchläufe können erkannt und visualisiert werden. Auf dieser Basis können Ausreißer identifiziert werden, bspw. lange Verzögerungen, unerwartete zusätzliche Schritte oder wiederholte Durchläufe. Verschiedene Aggregationsstufen bieten sowohl die Detailsicht auf einzelne Prozesse als auch Vergleichswerte.

Zudem bieten verschiedene Systeme auch Unterstützung bei der Problemidentifikation und Lösungsentwicklung. Die Erkennung von Mustern und Ausreißern kann systemgestützt erfolgen. Typische Fragen sind hier: Wo sind nicht alle Fälle abgedeckt / wo bieten die aktuellen Werkzeuge und Prozesse nicht die erforderliche Unterstützung? Wo muss ggf. nochmals geschult werden? Wo muss Bewusstsein geschaffen werden?

Anschließend können mögliche Gegenmaßnahmen simuliert werden, bspw. zusätzliche Ressourcen oder eine Erhöhung der Datenqualität. Die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen können im Folgenden wieder laufend kontrolliert und gezielte Verbesserungen angestoßen werden.

Process Mining als Teil der Strategie für Prozessmanagement und den Digital Workplace

Durch die Werkzeuge und Analysen unterstützt Next Generation Process Mining die Umsetzung und Ausgestaltung des Digital Workplace auf verschiedenen Ebenen

  • Das Aufdecken von möglichen Verstößen gegen interne und externe Richtlinien unterstützt die Einhaltung von Compliance und die Umsetzung von Risk Management.
  • Das erzeugte Wissen über reale Abläufe ermöglicht es, Handlungsbedarfe und möglichen Alternativen aufzuzeigen. Damit erfolgt eine direkte Unterstützung des Projektmanagements und des Change-Managements.
  • Die übergreifende Analyse von Prozessen hilft der Ausgestaltung der Werkzeuge, Informationen und Kommunikationsmittel für die Umsetzung des Digital Workplace: Was brauchen die Anwender, um ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen zu können? Wo müssen Risiken vermieden oder zumindest reduziert werden? Wo besteht zusätzlicher Schulungsbedarf? Wo können zusätzliche Automatismen helfen bei Steuerung und Monitoring?
  • Die umfassende Betrachtung schafft detailliertes Wissen über die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen der Prozessbearbeitung, aber insbesondere auch die Herausforderungen in der täglichen Umsetzung. Dies kann genutzt werden, um die Vision zu gestalten und nachzuschärfen.

Prozessmanagement und Next Generation Process Mining in der Digital Workplace Experience

Wie man Prozesse im Digital Workplace nutzt und welche Potenziale Next Generation Process Mining hier bietet war auch Gegenstand der Folge unserer Webinar-Reihe Digital Workplace Experience. Hier können Sie sich das Webinar on demand ansehen.

26. Oktober 2021
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Gestalten Sie den Digital Workplace mit Prozessmanagement!

By Prozessmanagement

7. Oktober 2021

Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten wie das Home Office. Vor allem müssen Informationen so bereitgestellt werden, dass man sie direkt effektiv und effizient nutzen kann. Funktionierendes Prozessmanagement führt Menschen, Daten, Dokumente, Aufgaben und erforderliche Werkzeuge zusammen.

Definition: Was versteht man unter Prozessmanagement?

Unter Prozessmanagement versteht man die Definition, Dokumentation, Steuerung und Automatisierung, Auswertung und schlussendlich die stetige Prüfung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Im Englischen ist es auch als Business Process Management (BPM) bekannt.

Wieso ist Prozessmanagement bedeutend für den digitalen Arbeitsplatz? 

Die internen und externen Anforderungen an Geschäftsprozesse steigen stetig. Sie müssen immer schneller durchlaufen werden.

Auf der anderen Seite steigen nicht-digitale und digitale Prozesse in ihrer Komplexität. Die Zahl der Varianten pro Prozess wächst und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen nehmen zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Regelwerken (Compliance, Risk Management).

Zudem entwickeln sich immer mehr (abteilungs-) übergreifende Prozesse in Unternehmen, die alle ein kleines oder großes Rädchen in einem Unternehmensgetriebe sind.

Ein branchenübergreifendes Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, der die Themen Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Lagerung und Rechnungsbegleichung umfasst.

Ziel: Effizienz und Effektivität durch Prozessmanagement

Das Ziel von Prozessmanagement ist es, relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Um effektives Arbeiten zu unterstützen, bieten Softwarehersteller unterschiedliche Werkzeuge an: Diese bieten Funktionen auf den verschiedenen Ebenen des Prozessmanagements.

Gute Prozesse unterstützen Sie auch dabei, Kunden und Partnern gerecht zu werden. Wie? Das erfahren Sie in der Research Note „Digital Workplace und Customer Experience“.

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Die Aufgaben des Prozessmanagements

Unter dem Schlagwort Prozessmanagement werden verschiedene Anwendungsbereiche zusammengefasst:

  • Darstellung / Modellierung von Prozessen
  • die Ausführung von Abläufen
  • die Analyse von Abläufen


Zunächst werden in der ersten Stufe relevante Prozesse identifiziert und durch Modelle spezifiziert. Zudem werden direkt Effizienz- und Effektivitätsvorteile gesucht, welche durch Anpassungen der Abläufe realisiert werden können. Die Darstellung bzw. die Dokumentation sowie die Planung und Modellierung helfen, Wissen in Arbeitsabläufen zu sichern und eine kontinuierliche Verbesserung anzustoßen. 

Weitere Analysefunktionen bieten die Möglichkeit, Prozesse nach Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Kosten auszuwerten sowie Engpässe zu identifizieren. Das kann dabei helfen, neue Synergieeffekte zu entdecken und Prozesse effektiver zu gestalten.

Auch eine Kosten-Nutzen-Berechnung zu einzelnen Aktivitäten ist möglich. Somit bewerten Unternehmen ihre Prozesse aufgrund ihrer Profitabilität. Simulationskomponenten können Alternativen vergleichen.

Durch die Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung werden auch Nachweispflichten, z. B. Compliance oder das Risikomanagement unterstützt. So können auch Verstöße in diesen Bereichen schnell erkannt werden.

Zur Ausführung von Prozessen werden Workflow-Funktionen bereitgestellt. Die Systeme können Teilaufgaben automatisieren. Sind Eingaben eines menschlichen Fachanwenders erforderlich, so bieten die Werkzeuge entsprechende Masken an.

BPM-Systeme verfügen zudem über viele Möglichkeiten, Daten und Funktionen aus Drittsystemen aufzurufen oder Inhalte an diese zu übergeben. Monitoring-Komponenten helfen bei der Steuerung und Überwachung der Workflows (bspw. Fristenmanagement).

Doch ohne klare Ziele und die passenden organisatorischen Rahmenbedingungen sind entsprechende Initiativen zum Scheitern verurteilt.

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Prozessmanagement-Methoden

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. 

Dazu ist das Prozessmanagement in zwei Bereiche gegliedert: die (fachliche) Prozessmodellierung und die Prozessausführung in Form von Workflows.

Die Modellierung von Arbeitsabläufen 

Die Modellierung von Geschäftsprozessen schafft die Grundlage, um die Ziele des Prozessmanagements zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen spezifizieren und sichern Unternehmen die Zusammenhänge.

Bekannte Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. 

Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um mit einem geringen Aufwand Alternativen zu entwickeln und zu bewerten.

Workflow-Management

Workflows arbeiten Geschäftsprozesse mithilfe eines Systems ab. Der Anwender wird durch den Prozess geführt und die prozessrelevanten Angaben in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab. 

Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, mit geringem Aufwand Vorgänge zu bearbeiten. 

Sind alle Informationen vorhanden und keine Entscheidungsfreiheit gegeben, führt das System die entsprechenden Schritte automatisch aus (bspw. Berechnung von Informationen, Generierung von Dokumenten). 

Müssen Inhalte ergänzt oder durch einen Menschen beurteilt werden, generiert das System eine entsprechende Maske. Dort kann der Anwender die Eingaben vornehmen.

Workflows können auch auf vorhandene Informationen von Drittsystemen zugreifen, indem der Workflow auf Datenbanken, Schnittstellen etc. zurückgreift und (Zwischen-)Ergebnisse in die Fachsysteme zurückschreibt. 

Damit stellen Prozessmanagement-Systeme eine Verbindung der Anwendungen und Teilabläufen zu übergreifenden Prozessen her. Die Steuerungslogik sowie ggf. ergänzende Aspekte sind im BPM-System abgebildet, vorhandene Fachlogik und die entsprechenden Daten werden aus den Fachsystemen eingebunden.

Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit: Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung bis zur automatischen Generierung ablauffähiger Programme verwendet werden.

Eine besondere Rolle im Business Process Management nimmt das Process Mining ein, das die Abläufe anhand realer Daten auch systemübergreifend rekonstruiert. So können insbesondere Verzögerungen sowie Abweichungen von Vorgaben identifiziert werden.

Prozessmanagement Software & Tools

Die verschiedenen BPM-Einsatzszenarien haben unterschiedliche Marktsegmente hervorgebracht. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf Prozessmodellierungswerkzeugen und Software mit Fokus auf Workflows. 

Mein Kollege und Autor des BARC Basic Prozessmanagement, Dr. Martin Böhn, schreibt hierzu: “Allerdings verschwimmen die Grenzen immer stärker, da die Modellierer zumindest Teile der Inhalte zur Ausführung bringen möchten. Gleichzeitig werden die Modelle der Workflow-/BPM-Systeme ausgeprägter und anschaulicher. Sie könnten somit auch zur Dokumentation verwendet werden.

Bei der Unterstützung der Steuerung und Ausführung von Prozessen haben sich verschiedene Lösungen entwickelt. Neben stark strukturierten Workflows können auch Ad-hoc-Workflows direkt durch die Anwender bedarfsgerecht definiert werden. 

Systeme für Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen die Automatisierung von einfachen manuellen Tätigkeiten durch Assistenzprogramme. Case Management / Collaboration bezeichnet die flexible Zusammenarbeit auf Basis von gemeinsamen Akten und Aufgaben.

Ein wesentlicher Trend ist die Verbindung verschiedener Arbeitsweisen. Die Unterstützung von stark reglementierten und automatisierbaren Abläufen durch vorgegebene, regelbasierte Workflows wird verbunden mit einer flexibleren Art der Zusammenarbeit. Als Collaboration-Lösungen werden Systeme angeboten, welche schnell einfache Aufgabenketten definieren können und auch die einfache Hinzunahme von weiteren Personen zu Prozessen ermöglichen. Hier werden meist temporäre Rechte vergeben, um die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben zu unterstützen.

Neben den Spezialsystemen bieten viele weitere Systemkategorien zumindest eine grundlegende Prozessunterstützung an. Zumeist werden Workflows in der jeweiligen Fachwelt angeboten, bspw. buchhalterische Freigaben in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder die Unterstützung eines Akquiseprozesses in einem CRM-System (Customer Relationship Management). 

ECM-Systeme (Enterprise Content Management) ermöglichen übergreifende Prozesse und haben Vorteile, wenn insbesondere Dokumenten und Akten eingebunden werden sollen.”

Weiterbildung im Bereich Prozessmanagement

Sie möchten Ihr gewünschtes Ziel von effektiven und effizienten Prozessen erreichen? 

Auf dem Softwaremarkt gibt es viele verschiedene Systemgattungen, welche bei der digitalen Umsetzung von Geschäftsprozessen unterstützen. Für (zukünftige) Anwender ist es häufig schwer zu bewerten, welche Systemgattung für welche Prozesse bzw. Problemstellungen besonders geeignet ist und welche nicht.

7. Oktober 2021
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Von der Kunst, die richtige Software zu finden und zu nutzen

By Softwareauswahl

6. August 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Besser, schneller und flexibler mit Informationen arbeiten können: Dies versprechen viele Systeme bzw. Hersteller. Gute Software soll ein wertvolles Werkzeug sein. In vielen Projekten sind die Systeme aber zusätzliche Hürden. Viele Auswahl- und Einführungsprojekte scheitern, weil die Anwender nicht die erhoffte Unterstützung erfahren, die Systeme nicht integriert sind und weil die organisatorische Verankerung fehlt. Klare Ziele und ein strukturiertes Vorgehen helfen, die Mitarbeiter einzubinden und aus unübersichtlichen Softwaremärkten die richtige Lösung zu finden. Gerade beim Thema Digital Workplace sind klare Strategien und strukturierte Vorgehensweisen wichtig.

Die Enttäuschung ist groß, wenn die mit viel Enthusiasmus und großen Visionen gestarteten Projekte ins Stocken geraten oder ganz eingestellt werden. Zumeist scheitert es nicht an der investierten Zeit. Viele Projekte laufen monatelang – manchmal jahrelang – und die jeweiligen Projektmanager tragen ordnerweise Informationen zusammen. Doch ohne Ziel und Struktur verlieren sich viele Projekte in den unklar definierten Einsatzszenarien und der unübersichtlichen Anbieterlandschaft. Oft werden am Ende entweder gar keine Systeme beschafft oder nur isolierte Einsatzszenarien umgesetzt. So entstehen Informationssilos und ein Flickenteppich an Systemen, was den Zugriff auf wichtige, aktuelle und vollständige Informationen weiter erschwert. Gerade mit Blick auf den Digital Workplace ist es nicht entscheidend, möglichst viele Informationen zu erhalten und abzulegen, sondern diese in einen inhaltlichen, entscheidungsbezogenen Kontext zu bringen.

Klare Ziele: Vision und konkrete Einsatzbereiche

Grundlage für jedes Projekt zur Auswahl und Implementierung eines IT-Systems muss eine klar formulierte und realistische Zielsetzung sein. Die Projektbeteiligten und Verantwortlichen müssen erreichbare Ziele setzen und die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Nur durch eine Aufnahme der Gegebenheiten und Rahmenbedingungen und der darauf basierenden Erarbeitung eines Projektplans kann sichergestellt werden, dass dem gesamten Projektteam bewusst ist, was erreicht werden soll und welche notwendigen Aufgaben dafür definiert werden müssen.

Diese Vision muss auf konkrete Einsatzbereiche heruntergebrochen werden, aus denen ein Projektplan mit entsprechenden Meilensteinen abgeleitet werden kann. Die Anwendungsbereiche unterscheiden sich je nach Anwendergruppe und Softwaresegment: bspw. Vertragsmanagement im Enterprise Content Management (ECM), Posteingangsbearbeitung im Input Management (IM), bessere Bestandskundenbetreuung im Customer Relationship Management (CRM), besseres Asset Management im Enterprise Resource Planning (ERP). Gemeinsam ist die Konkretisierung der fachlichen Ziele (Was soll erreicht werden?) und Rahmenbedingungen (bspw. Ressourcen, andere Systeme, vertragliche Rahmenbedingungen). Bei der Ausgestaltung ist darauf zu achten, dass konkrete Pilotprojekte definiert sind, aber auch mögliche Ausbaustufen berücksichtigt werden. Klare Ziele und Einsatzszenarien helfen das Leistungsportfolio der Anbieter vergleichen zu können und den „roten Faden“ hin zur geeigneten Lösung nicht zu verlieren.

Auswahl des Projektteams

Bei der Zusammensetzung des Teams sollten die verschiedenen Anspruchsgruppen mit einbezogen werden. Repräsentative Vertreter aus Fachbereichen und IT mit dem entsprechenden Wissen über Aufgaben, Arbeitsweisen, Infrastruktur und Befindlichkeiten der Anwender ermöglichen die genaue Erarbeitung der Anforderungen. Durch die Einbindung der Rechtsabteilung und des Qualitätsmanagements werden übergeordnete Ziele und Rahmenbedingungen berücksichtigt. Das Hinzuziehen eines Beraters kann die Anforderungsanalyse beschleunigen, ergänzen und qualitativ absichern. Hier ist allerdings auf Neutralität des Dienstleisters zu achten, damit auch wirklich die beste Lösung für das Unternehmen gesucht wird.

Aufnahme der Einsatzbereiche und Anforderungen

Ausgehend von klar definierten Einsatzszenarien können die einzelnen Aufgabenstellungen und Prozesse analysiert und die entsprechenden Kriterien für die Unterstützung durch ein System abgeleitet werden. Durch Analyse bestehender Unterlagen oder Befragungen der Mitarbeiter können genutzte Best Practices, vorhandene Probleme und bereits identifizierte Wünsche und Verbesserungsideen berücksichtigt werden. Über erste Marktrecherchen oder unabhängige Beratung ist es möglich, neue Anregungen zu erhalten und diese ebenfalls in die Anforderungen einfließen zu lassen. Das Lastenheft wächst im Zuge des Projekts und wird sukzessive mit Hilfe der gewonnen Informationen verfeinert.

Bei der Prozessanalyse muss man sich von bisherigen Arbeitsweisen lösen. Nicht die einzelnen heutigen Tätigkeiten, sondern der Hintergrund der Aufgabe muss betrachtet werden. Daraus können neue Möglichkeiten der Vorgangsbearbeitung unter Nutzung der Funktionen der (neuen) Software erarbeitet werden. Es gilt, die Potenziale zur Vereinfachung und Automatisierung zu erkennen. Auch sollte von einzelnen Mitarbeitern durch Rollenkonzepte abstrahiert werden, welche die Anforderungen bestimmter Aufgabenbereiche bündeln.

Zudem ist ein übergreifendes Architekturkonzept wichtig, welches das Zusammenspiel der verschiedenen Fachsysteme definiert. Damit wird die Verbindung der unterschiedlichen Anwendungen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch geregelt: Welches System hat über welche Daten und Funktionen die Hoheit? Welche Aufgaben werden mit welchen Systemen bearbeitet? Wann werden welche Informationen übertragen? Wie können sich Prozesse anstoßen? – Das sind einige der relevanten Fragen in diesem Zusammenhang.

Als Ergebnis der Phase erhält man ein Lastenheft, welches das Projektziel beschreibt, die Anforderungen in einem strukturierten Kriterienkatalog festschreibt und zukünftige Arbeitsweisen durch Soll-Prozesse definiert.

Von der Kunst, die richtige Software zu finden und zu nutzen
Abbildung 1: Verankerung des Projekts

Schritt für Schritt zur richtigen Lösung: mehrstufige Evaluation

Einfach mal ein paar Anbieter einladen und auf dieser Basis entscheiden – das ist ein Glücksspiel. Die Softwareauswahl sollte mehrstufig erfolgen, um dabei gezielt das am besten geeignete System (und Team) zu identifizieren. Als erste Stufe wird eine Markteingrenzung auf das jeweilige Softwaresegment empfohlen (Longlist). Anhand definierter K.-o.-Kriterien kann der Markt dabei in der Regel auf vier bis zehn Systeme eingegrenzt werden.

Die weitere Bewertung kann als klassische Ausschreibung mit schriftlicher Stellungnahme zu entsprechenden Unterlagen erfolgen. Hierzu werden meist ein Ausschnitt des Lastenhefts und eine Kostenschätzung verwendet. Die Anbieter erhalten so die Möglichkeit, zu den ausgewählten funktionalen und technischen Kriterien, ihrem Leistungsangebot und Konditionen Stellung zu nehmen. Ergänzend können bereits hier erste (einfache) Präsentationen der Systeme durchgeführt werden. Auf dieser Basis erfolgt eine weitere Bewertung und Eingrenzung. Die verbliebenen Anbieter (Shortlist) sind grundsätzlich alle geeignet, das Projekt gemäß der Anforderungen an die Lösung zu leisten.

In der anschließenden Detailevaluation wird die am besten geeignete Lösung identifiziert. Neben einer Stellungnahme zum gesamten Lastenheft werden auch Referenzprojekte sowie genaue Kosten- und Zeitschätzungen hinsichtlich der Umsetzung erforderlich. Zudem muss die Software möglichst nah an den späteren Anwendungsszenarien beurteilt werden. Hier empfiehlt sich eine strukturierte Systempräsentation anhand eines Leitfadens (Prozess-Drehbuch), welche unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten im späteren Betrieb verdeutlicht. Hierbei werden sowohl die Handhabung und Leistungsfähigkeit des Systems als auch die Arbeitsweise des Anbieters (Hersteller und Projektpartner) bewertet. Zusätzlich kann eine Teststellung als Proof-of-Concept durchgeführt werden, um bspw. die Übernahme von Daten aus bestehenden Systemen oder bestimmte Aspekte des Einrichtungsaufwands zu prüfen.

Von der Kunst, die richtige Software zu finden und zu nutzen
Abbildung 2: Mehrstufige Systemevaluation

Entscheidung und Vertragsabschluss

Auf Basis der nun vorliegenden Informationen ist in einem letzten Schritt des Evaluationsprozesses eine klare Entscheidungsvorlage zu erzeugen. Die Verantwortlichen in der Geschäftsleitung müssen Vorgehen und Ergebnisse nachvollziehen können und klare Gründe für eine Entscheidungsempfehlung erkennen. Mögliche Alternativen sind klar zu benennen und dabei die Hintergründe für Preisunterschiede oder eine unterschiedliche Abdeckung verschiedener Einsatzbereiche zu erklären. So kann verhindert werden, dass „Äpfel mit Birnen“ verglichen werden.

Es ist wichtig, alle Verhandlungsergebnisse und Entscheidungen schriftlich zu fixieren, damit bei allen Beteiligten Klarheit über Vertragsinhalte und Konditionen herrscht. Als mitgeltende Unterlagen sollten die Informationen aus dem Auswahlverfahren aufgenommen werden. So stehen verbindliche Informationen zu Kosten, Terminen und der Abdeckung der Anforderungen aus dem Lastenheft zur Verfügung. Es ist zu beachten, dass auch die internen Ressourcen für die Umsetzung bereitgestellt werden müssen.

Erfolgsfaktoren für die Umsetzung

Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Projektumsetzung ist, dass die Systemeinführung von Schulungen und unterstützenden organisatorischen Maßnahmen begleitet wird. Mitarbeiter müssen lernen, wie sie die Software richtig einsetzen können. In den begleitenden Workshops sollten neben der technischen Bedienung auch die in der Software abgebildeten Strukturen und Prozesse vermittelt werden. Es empfiehlt sich daher, aufgabenbezogene Schulungen für die Mitarbeiter durchzuführen, sodass diese das vermittelte Wissen gleich in ihren Arbeitsabläufen anwenden können.

Gutes Change-Management ist ein weiterer wichtiger Faktor, um Mitarbeitern die Angst vor dem neuen System zu nehmen. Nur wer die Nutzer frühzeitig für die Änderungen in ihren alltäglichen Arbeitsprozessen begeistern kann, kann sich auch ihre aktive Mitarbeit sichern. Sie sollten bereits im Rahmen der Zieldefinition informiert werden und der Auswahlprozess sollte möglichst transparent gestaltet sein. Das Projektmarketing rund um die Einführung sollte neben einer Präsentation und den aufgabenbezogenen Schulungen auch ausreichende Möglichkeiten für Rückfragen umfassen.

Eine realistische Planung bei der Einführung ist zudem ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Projektressourcen werden oft überfordert. Auch bei der Implementierung sollte eine mehrstufige Vorgehensweise gewählt werden. Nach einer Basisinstallation und der Umsetzung der Pilotprojekte werden funktionale Erweiterungen oder eine Ausweitung des Anwenderkreises in den Folgeprojekten durchgeführt. In den Pilotprojekten ist auf klare Lösungen mit einem schnell fühl- und messbaren Nutzen zu achten, um die Beteiligten von dem System zu überzeugen. Auch hier gilt „Think Big, start small“ – so können schnell nachweisbare Erfolge erzielt werden, die Geld-, Zeit- und Qualitätsvorteile bringen und die Mitarbeiterakzeptanz sichern.

Besonderheiten der Softwareauswahl im Digital Workplace

Der Weg zum Digital Workplace beginnt mit einer umfassenden Vision und Strategie, welche in einzelne Projekte heruntergebrochen werden. Daher gibt es oft Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Systemen zu beachten. Die einzelnen Softwareauswahlprojekte müssen in ein übergreifendes Architekturkonzept eingebunden werden. Diese Informations- und Systemlandschaft wird sich sukzessive verfeinern, da die neuen Systeme zusätzliche Möglichkeiten bieten. Unternehmen sollten daher auch klare Zwischenlösungen planen.

Eine Besonderheit bei der Umsetzung des Digital Workplace ist, dass „Softwareauswahl“ die Beschaffung neuer Systeme bedeuten kann, aber nicht muss. Allgemein bezeichnet Softwareauswahl die Zuordnung von Werkzeugen zu Anwendungsfällen und Arbeitsweisen. Daher gibt es unterschiedliche Ausprägungen:

  • Andere Gestaltung von bestehenden Systemen oder gezielte Erweiterung der Nutzung bestehender Systeme, bspw. auch von bestimmten Funktionsmodulen (bspw. Workflow)
  • Erweiterung bestehender Systeme durch zusätzliche Module oder Partnerprodukte
  • Andere Art der Kombination und Vernetzung der Systeme (Informationen, Prozesse und Oberfläche)
  • Konsolidierung der Systeme – insbesondere, wenn sich historisch verschiedene Werkzeuge entwickelt haben, wenn die Fachbereiche unabhängig voneinander beschafft haben
  • Aber natürlich auch Auswahl neuer Software (zur Ablösung alter Systeme und / oder zur Abdeckung neuer Anwendungsfälle

Das grundsätzliche Vorgehen unterscheidet sich dabei kaum. Basis muss eine klare Zieldefinition sein, gefolgt von einer Anforderungsanalyse und Soll-Konzeption. Werden Systeme konsolidiert oder wird zunächst nach Lösungen in der vorhandenen Softwarelandschaft gesucht, wird lediglich die Phase „Markteingrenzung“ angepasst. Die schrittweise Evaluation der in Frage kommenden Systeme inkl. Abschätzung der Kosten, Projektlaufzeiten und Qualität der Konzepte ist wieder gut vergleichbar.

Von der Kunst, die richtige Software zu finden und zu nutzen
Abbildung 3: Ganzheitlicher Ansatz der Softwareunterstützung im Digital Workplace

Fazit: Softwareauswahl durchführen – aber richtig!

Die Umsetzung des Digital Workplace ist nicht trivial, da Technik, Funktionalität, Prozesse und Unternehmensphilosophie betroffen sind. Aber entsprechende ineinander greifende Systeme, Informationen und Prozesse sind auch absolut erforderlich in der modernen Geschäftswelt. Es nützt nichts, den Kopf in den Sand zu stecken und abzuwarten, da die Probleme mit verschiedenen Informationslagern (nach Abteilung, System: Papierablage, Dateiablage, Fachanwendung, E-Mail) und unzureichender Vorgangs­unterstützung immer stärker werden und bei der Informationsrecherche und -weiterleitung enorm viel Arbeitszeit verschwendet wird.

Um zu einer wirklichen Verbesserung im Umgang mit den betrieblichen Informationen zu gelangen, müssen die Methoden zur Zieldefinition, Spezifikation der Anforderungen und Bewertung der Anbieter konsequent eingesetzt werden. Realismus und Mut zur Veränderung sind dabei zwei wesentliche Merkmale eines erfolgreichen Projekts. Ein gut strukturiertes und gut dokumentiertes Vorgehen bei der Softwareauswahl reduziert die möglichen Risiken der Auswahl und vereinfacht gleichzeitig das Ausschöpfen der Vorteile. Es ist kein leichtes Unterfangen, Software für den Digital Workplace auszuwählen. Aber es kann der Schritt in eine neue Welt der Nutzung von Information mit einfacheren, flexibleren und besseren Prozessen sein.

6. August 2021
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Wie ECM den digitalen Wandel voran treibt

By ECM

21. Juli 2021

Von Dr. Martin Böhn

Schnell auf die richtigen Informationen zugreifen und diese nutzen zu können wird immer stärker zur Herausforderung. Immer mehr Inhalte aus immer mehr Quellen stehen bereit, gleichzeitig steigen die Ansprüche an eine schnelle und flexible Verarbeitung. Oft sind relevante Dokumente aber in vielen Systemen und Ablagen verteilt. So verlieren Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Kontrolle der Inhalte. Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten hier viele Möglichkeiten – die Produktauswahl und Projektumsetzung müssen aber gut geplant werden.

Die digitale Transformation hat verändert, wie man Informationen sieht und diese nutzen will. Daher kommen der richtigen Erfassung, Verwaltung und insbesondere Bereitstellung eine hohe Bedeutung zu. Es genügt nicht, möglichst viele Informationen zu sammeln. Diese müssen in einen Kontext gebracht werden, um direkt genutzt werden zu können. Daher ist die Verbindung von Inhalten, Prozessen, Werkzeugen und den entsprechenden Mitarbeitern entscheidend. Welchen Wert eine Information hat, ist davon abhängig, wer sie für welche Anwendungsfälle nutzen kann.

Informationen umfassend nutzen: Dokumentenlebenszyklus und Prozessmanagement

Informationen entfalten erst einen Mehrwert, wenn sie in einem Geschäftskontext genutzt werden können. Hier setzt ECM an, indem die Inhalte den Mitarbeitern im konkreten Geschäftsvorfall aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Die Funktionen gehen dabei über die reine Recherche hinaus, die Aufgabenbereitung selbst wird unterstützt.

ECM zeichnet sich daher durch die konsequente Prozessorientierung aus. Entscheidend für erfolgreiche Projekte sind dabei nicht die verwendeten Schlagworte (Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management, Enterprise Information Management etc.), sondern die Unterstützung in den konkreten Einsatzszenarien. ECM-Systeme lösen bisherige Informationsinseln auf und verschieben den Fokus von der Ablage auf die Nutzung von Informationen. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird unterstützt. Ausgangspunkt sind die Erfassung (Erzeugung oder Import) eines Dokuments und die Ablage (mit der inhaltlichen Einordnung bzw. Verschlagwortung). Darauf bauen Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung und Veröffentlichung auf. Am Ende stehen die (revisionssichere) Langzeitarchivierung und/oder die abschließende (nachweisliche) Zerstörung der Dokumente. Werden nur Teilbereiche umgesetzt (bspw. reine Ablagelösungen), bleiben die Projekte meist deutlich hinter den Erwartungen der Beteiligten zurück.

Der Fokus verschiebt sich von der Informationsverwaltung zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung, eine nachhaltige Verbesserung der Geschäftsprozesse wird verfolgt. Die Systeme bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten. Informationen können mit einfachen Wiedervorlagen oder individuell gestellten Aufgaben verbunden werden, das ermöglicht den Mitarbeitern die einfache Verteilung und Nachverfolgung. Auch der Dokumentenstatus kann für die Dokumentenverteilung genutzt werden. Über vordefinierte Suchanfragen erhalten die Anwender immer genau die Dokumente, welche aktuell bearbeitet werden müssen (bspw. Reklamationen i Status: „zu prüfen“).

Größere Prozessketten können Mitarbeiter bedarfsgerecht durch Ad-hoc-Workflows definieren. Hierbei werden einzelne Aufgaben, Bearbeiter und Fristen zusammengeklickt. Für wiederkehrende, stark strukturierte Prozessketten bieten die Systeme (Production) Workflows an, welche zumeist grafisch definiert werden. Hier ist es möglich, viel Verarbeitungslogik einzubinden, bspw. zur automatischen Verteilung, Fristüberwachung oder auch der vollständigen Übernahme von Teilschritten durch die Software selbst. Zur Unterstützung von (schwach strukturierter) Projektarbeit stellen viele ECM-Systeme Collaboration-Funktionen bereit. In Arbeitsräumen können Dokumente geteilt, Rechte und Fristen gesetzt sowie Aufgaben zugeordnet werden.

Potenziale durch ECM: Wissen erzeugen und nutzen

ECM-Systeme unterstützen die Schaffung, Bewahrung und Anwendung von Wissen auf verschiedenen Ebenen. Die relevanten Informationen können strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit der Anwender schnell die erforderlichen Entscheidungen ableiten und Tätigkeiten durchführen kann. Dazu ist eine Verbindung von Wissensbausteinen und Prozessen erforderlich, damit der erforderliche Bearbeitungskontext gegeben ist.

Wie ECM den digitalen Wandel voran treibt
Abbildung 1: Umfassender Ansatz des Enterprise Content Management

Zudem ist auf die Rolle des Anwenders zu achten, also welche Arbeitsweisen und Aufgabengebiete zu unterstützen sind.

Durch die Verbindung mit einer konkreten Aufgabe wird die Nutzung erleichtert und so ein konkreter Mehrwert geschaffen. Die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Vorgangsbearbeitung ist auf verschiedene Arten möglich:

  • Steuerungswissen: Nutzung von Regeln zur Automatisierung
  • Unterstützungswissen: Bereitstellung relevanter Sachverhalte, um Entscheidungen zu vereinfachen
  • Kontrollwissen: Nutzung von Kontext, um Widersprüche und fehlende Informationen aufzudecken
  • Problemidentifikation: Erkennen eines Handlungsbedarfs und Anstoß der richtigen Prozesse
  • Prozessprotokollierung: Nachweis der Bearbeitung in Einzelfällen und Basis für Analysen zur Verbesserung der Arbeitsstrukturen
  • Proaktive Unterstützung: Automatische Bereitstellung von relevanten Inhalten, ohne dass der Anwender erst eine Suche starten muss

So ist aus Sicht des Anwenders eine Konzentration auf das Wesentliche möglich. Dort wo seine Entscheidungskompetenz und sein Fachwissen gefordert ist, müssen die Systeme die Bearbeitungsfunktionen bereitstellen. Wo es allerdings keinen Entscheidungsspielraum gibt oder die Aufgabe selbst trivial ist (z. B. „immer“ Information an anderen Bereich, „immer“ Wandel des Dokuments in PDF), kann das System durch eine entsprechende Regel unterstützen. („Immer“ ist etwas, mit dem ein System sehr gut arbeiten kann.)

ECM zur Umsetzung des Digital Workplace

Die Ausrichtung und Funktionalität von ECM-Systemen eignet sich sehr gut zur Umsetzung des Digital Workplace. (Meta-)Daten, Dokumente und Prozesse werden zusammengeführt und mit den entsprechenden Funktionen für die verschiedenen Anwendergruppen bereitgestellt. Dabei kann das ECM-System eigene Oberflächen bereitstellen mit entsprechenden Übersichten, Kacheln und Funktionsbausteinen. In vielen Unternehmen werden hiermit anwendungsfallbezogene Oberflächen aufgebaut, welche Mitarbeiter direkt die wesentlichen Inhalte bereitstellen, die Bearbeitung ermöglichen, auf neue Sachverhalte hinweisen und auch übergreifende Prozesse abbilden.

ECM-Systeme können aber auch im Hintergrund für die Zusammenführung von Inhalten und Aufgaben genutzt werden. Dokumentenmanagement und Archiv dienen dem Aufbau einer zentralen Stelle zur Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (Single Point of Truth).

Verschiedene Fachsysteme können sich hieraus bedienen und selbst Dokumente und (Meta-)Daten dort ablegen. So wird bspw. oft eine Verbindung der verschiedenen Informations- und Systemwelten auf der Dokumentenebene durchgeführt. Auch der Portalgedanke wird mit ECM-Systemen breit unterstützt. ECM-Systeme können Funktionsbausteine in andere Fachsysteme einbinden, bspw. zur Anzeige von Dokumenten und Akten oder Suchfunktionen. Viele Anbieter unterstützen die Bereitstellung ganzer Funktionsbausteine wie bspw. ein Aktennavigator in übergreifenden Portalen.

Zudem werden ECM-Systeme in vielen Unternehmen zur Unterstützung der übergreifenden Prozesse genutzt. Für die interne Zusammenarbeit haben die Workflow-Funktionen den Vorteil, dass sie vergleichsweise einfach zu nutzen sind und dass meist (fast) alle Bildschirmarbeitsplätze auch über eine ECM-Lizenz verfügen, also am Workflow teilnehmen können. Die externe Zusammenarbeit wird durch Funktionsbausteine für Input und (einfaches) Output Management unterstützt, indem eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert, ausgelesen und einem Prozess oder Sachbearbeiter zugeordnet werden können. Über Formularmanagement und das Einmischen von Barcodes / sonstigen Steuerzeichen können ausgehende Dokumente so aufbereitet werden, dass Rückläufer schnell und sicher zugeordnet werden können.

Wie ECM den digitalen Wandel voran treibt
Abbildung 2: ECM zur Verknüpfung und bedarfsgerechten Nutzung von Informationen

Erfolgreich umsetzen: Mitarbeiter einbinden

Die digitale Transformation allgemein und der Digital Workplace erfordern ein Umdenken bei der Nutzung von Informationen und Softwarewerkzeugen. Ziel ist die stärkere Unterstützung (und damit auch Führung) durch Softwaresysteme in der Vorgangsbearbeitung. Es ist eine andere Art des Arbeitens, die häufig im ersten Moment abgelehnt wird. Oft fehlt das Verständnis für die Vorteile, die eine Umstellung für die eigene Tätigkeit mit sich bringen würde. Zudem müssen die Rahmenbedingungen bereitgestellt werden: Ein solches Projekt braucht Zeit und Ressourcen, die Ziele und Maßnahmen müssen gut kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind aufgabenorientierte, kontinuierliche Schulungen.

Bei Anforderungsanalyse und Prozessdesign sind bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Es gilt, zum einen das Erfahrungswissen und Best-Practice-Ansätze zu übernehmen, zum anderen aber auch die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Zudem muss eine Prüfung der Arbeitsweisen auf Konformität zu den aktuellen Zielen und Rahmenbedingungen erfolgen.

Vor allem darf das Projekt nicht als „Softwareprojekt“ abgestempelt werden. Es geht um neue Arbeitsweisen und Prozesse, eine neue Art, mit Informationen umzugehen und zu kommunizieren. Richtig aufgesetzt bietet ein solches Projekt den Nährboden für eine kontinuierliche Verbesserung: Die Mitarbeiter müssen begeistert sein und eigene Ideen einbringen können. Idealerweise wird das System als wertvolles Werkzeug, als „mein System“ angesehen.

ECM bietet die Chance auf viele positive Veränderungen, verbindet die technische Ebene mit Prozessen und Arbeitsphilosophien. Man muss sich diesen Themen stellen, denn der Druck von außen und innen wächst. Aber wenn man es schon tun muss – dann sollte man es richtig tun und auch Spaß dabei haben! Wer will nicht besser arbeiten können?

Fazit: mit ECM mehr erreichen

Wissen ist ein entscheidender Produktionsfaktor in modernen Unternehmen. Die Qualität der Generierung, Sicherung, Verteilung und Nutzung dieses Wissens hat wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit. Die Anforderungen steigen, da immer mehr Informationen aus immer mehr Quellen immer schneller bearbeitet werden müssen. ECM-Systeme helfen, die Informationsflut zu kanalisieren, wertvolle Inhalte schnell zu identifizieren sowie diese Inhalte qualitativ hochwertig zu bearbeiten und zu verwalten. Ebenso wertvoll und entscheidend für den Unternehmenserfolg sind motivierte Mitarbeiter, welche ihre Aufgaben flexibel, effizient und qualitativ hochwertig bearbeiten können. Hier setzt ECM an, indem es die Informationen sammelt, aufbereitet und in den jeweiligen Kontext stellt. Automatismen können die Anwender von einfachen Aufgaben entlasten, für komplexere Entscheidungen sind die Werkzeuge des Vorgangsmanagements wertvolle Unterstützung.

ECM darf daher nicht auf die Software reduziert werden. Die Projekte müssen auch die Strategie und die Organisation umfassen, da anders mit den Informationen gearbeitet wird. Dazu sind Mut zu Veränderung und ein gutes Change-Management notwendig. Ziele müssen klar definiert, Rahmenbedingungen geschaffen und Anwendungsmöglichkeiten ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Softwareauswahl muss die am besten passende Lösung identifiziert werden. Für die Umsetzung sind eine schrittweise Einführung sowie die Verbindung der Systemimplementierung mit Schulungen und organisatorischen Maßnahmen notwendig. Mit dem Willen zur ständigen Verbesserung können immer wieder neue Potenziale erschlossen werden.

Denn es gibt keine Alternative zu ECM. Kunden und Geschäftspartner nehmen die Qualität der Kommunikation und Dokumentation als wesentliches Leistungsmerkmal wahr. Mitarbeiter wollen nicht einen Großteil der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.

Das Unternehmen wird am Markt erfolgreich sein, welches die Potenziale konsequent erkennt und umsetzt. Die Frage nach ECM ist also nicht „ob?“, sondern sie kann nur lauten: „Jetzt – wie genau?“.

21. Juli 2021
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Ran an den Digital Workplace!

By Digital Workplace

20. Juli 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Welche Möglichkeiten haben Unternehmen digitales Arbeiten mit den richtigen Informationen am besten zu gestalten? Wie können Unternehmen ihre Prozesse im digitalen Zeitalter unterstützen? Welche Software für Prozess- und Projektunterstützung passt zum eigenen Unternehmen? Diesen Fragen stellten sich am 19. und 20. Mai 2021 mehr als 400 registrierte Teilnehmer der Online-Konferenz Digital Workplace.  

Das Analystenhaus BARC traf mit diesem Thema einen Nerv: „Wir sehen, dass es Unternehmen an Automatismen, Regelwerken und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten fehlt – stattdessen kämpfen Mitarbeiter z. B. mit manuellen, kleinteiligen Aufgaben, veralteten Prozessen und unzureichender Softwareunterstützung“, so Sabine Kraus, Analystin bei BARC, über die Beweggründe für dieses Event.

Und so gab die Opening Keynote des Senior Analysten Dr. Martin Böhn von BARC den ganzheitlichen Rahmen für die zwei Online-Konferenztage. Er zeigte auf, wie man mit dem Digital Workplace einfach anders – besser, effektiver und effizienter – arbeiten kann.

„Der digitale Arbeitsplatz wird mit einer anderen Art des Arbeitens verbunden. Die einzelnen Mitarbeiter ebenso wie das Management müssen umdenken. Bestehende Grenzen müssen hinterfragt werden, um so die klaren Vorteile nutzen zu können“, so Böhn.

Jeder Programmpunkt zeigte Schritt für Schritt auf, wie sich die Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes in jeder Organisation umsetzen lassen. Dabei unterstützte der Praxisbericht von Alexander Wittmann, der als Leiter für Prozesse und IT bei der Stiftung Schönau über seine erfolgreiche Umsetzung des Digital Workplace gesprochen hat.

In der Best Practice Session: Digital Workplace mit Heinzpeter Kärner (Leitung Strategic Corporate Development, Drees & Sommer) nahmen Dr. Martin Böhn und Sabine Kraus in einer Diskussionsrunde die Treiber und Erfolgsfaktoren des Digital Workplace unter die Lupe.

Die Teilnehmer konnten sich im Laufe der beiden Konferenztage selbst ein Urteil über Software, die ihre Prozesse und Projekte unterstützen kann, bilden. Es wurde gezeigt, wie Informationen, Aufgaben, Werkzeuge und natürlich die Anwender selbst im digitalen Arbeitsplatz zusammengeführt werden können, um die Inhalte schneller, flexibler und zielgerichteter nutzen zu können. In verschiedenen thematischen Streams stellten insgesamt 13 Sponsoren ihre Lösungen und Leistungen vor:
 

  • Enterprise Content Management und Input Management
  • Prozessmanagement
  • Collaboration
  • Gezielte Analytics und gute Kundenkommunikation
     

Nach ergänzenden unabhängigen Markeinschätzungen von BARC und den Demonstrationen und Beiträgen der einzelnen Sponsoren, stellten sich diese live den Fragen der Zuschauer.

Den Abschluss der Digital Workplace bildete die Closing Keynote „Gelebte Softwareauswahl – Erfahrungen aus der Praxis“, die Dr. Martin Böhn präsentierte. Nach der ersten Offenlegung aller Potenziale im Eröffnungsvortrag stellte er Erfolgsfaktoren einer gelungenen Softwareauswahl und der anschließenden Verankerung in der Organisation vor – womit auch die inhaltliche Klammer zur Veranstaltung geschlossen wurde.

Das gesamte Programm ist kostenfrei über die Mediathek der Online-Konferenz verfügbar.

20. Juli 2021
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Einfach besser arbeiten – die Vision des Digital Workplace

By Digital Workplace

12. Mai 2021

Von Dr. Martin Böhn

Der Digital Workplace als Informations- und Prozessportal bündelt Inhalte und Werkzeuge. Aber um wirklich besser, schneller und flexibler arbeiten zu können, müssen auch die Ziele und Rahmenbedingungen betrachtet werden. Die erfolgreiche Umsetzung des Digital Workplace erfordert eine umfassende Vision, wie zukünftig gearbeitet werden kann und soll. 

Die Digitalisierung, die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz zur Verbesserung digitaler Prozesse und nicht zuletzt die gestiegenen Anforderungen der Kunden, Partner und Mitarbeiter erfordern ein Umdenken bei der Gestaltung von Arbeitsplatz und Arbeitsabläufen. Der Anspruch des Digital Workplace ist es, Informationen zu bündeln, also Daten, Dokumente, Analysen und Akten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen.

Gleichzeitig werden diese Inhalte mit den Geschäftsprozessen verknüpft, über ein Aufgabenmanagement und Bearbeitungsfunktionen. Ziel ist es, alle Inhalte im jeweilen Bearbeitungskontext bereitzustellen, damit der Mitarbeiter sie schnell erfassen, verstehen und nutzen kann.

Dieser Kontext und damit die Möglichkeiten der Unterstützung sind von der Rolle und den Bedürfnissen des Mitarbeiters abhängig. Daher muss man sich bewusst machen, welche Anwendergruppen welche Informationen in welcher Form benötigen und wie die verschiedenen Prozesse der Abteilungen ineinandergreifen. Kunden, Partner und Mitarbeiter fordern Flexibilität und Qualität bei der Bearbeitung von Informationen.

Daher sind altes Abteilungsdenken und Informationssilos abzulösen. Informationen und Aufgaben müssen entlang der Geschäftsprozesse bewertet werden. Oder anders ausgedrückt: Der Mitarbeiter muss einfach, effektiv und besser arbeiten können. Nur mit den richtigen Informationen, Prozessen und Werkzeugen kann man die eigenen Aufgaben gut bewältigen. Sonst besteht die Gefahr, zu viel Zeit mit Suchen, Korrekturen und dem immer wieder Neuerfinden des Rats zu verlieren – was genau die Probleme sind, die uns seit Jahren in den Beratungsprojekten geschildert werden.

Digital Workplace – Einbindung in eine ganzheitliche Vision

Einfach besser arbeiten – die Vision des Digital Workplace
Vision des Digital Workplace: Ziele und Rahmenbedingungen für erfolgreiche Projekte

Der Digital Workplace ist nicht nur Technologie, sondern umfasst auch eine eigene Philosophie des Arbeitens. Die Grundpfeiler sind hierbei:

Die Verbindung von Menschen, Informationen, Prozessen und Werkzeugen

Mitarbeiter müssen Inhalte schnell erfassen, verarbeiten und nutzen können. Dabei ist es ein entscheidender Faktor, nicht nur die Technologie und die Inhalte zu betrachten, sondern auch die Arbeitsweisen und Bedürfnisse der Anwender.

Die Verknüpfung verschiedener Informationen

Entscheidend ist nicht die Quelle, sondern der Kontext der Bearbeitung: Welche Inhalte sind erforderlich, um eine Aufgabe schnell lösen zu können?    

Das Prozess- und ergebnisorientierte Arbeiten

Der Kontext eines Dokuments, eines Datensatzes oder einer Analyse ist entscheidend für die Bewertung. Daher müssen Vorgangsakten und Prozesse in den Digital Workplace eingebunden werden.     

Der Fokus muss auf einer übergreifenden, ganzheitlichen Betrachtung von Geschäftsprozessen (end-to-end) liegen, um das Gesamtbild und die ineinandergreifenden Arbeitsvorgänge zu verstehen. Anschließend können diese Prozesse in einzelne Aufgabenbereiche heruntergebrochen werden. In diesen Teilbereichen erfolgt die Ausgestaltung des Digital Workplace anhand der Anforderungen der jeweiligen Anwendergruppe.

Die bedarfsgerechte Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Arbeitsmittel

Nicht nur die Inhalte, auch die Werkzeuge zur Nutzung dieser Inhalte sind entscheidend. Die erforderlichen Funktionen können entweder direkt im Digital-Workplace-Portal bereitgestellt werden oder es wird ein Absprungpunkt in eine Spezialanwendung genutzt.

Die Kombination von strukturierten Workflows und freier Projekt-Zusammenarbeit

Die Realität ist nicht nur schwarz und weiß. Viele operative und taktische Tätigkeiten sind eine Verbindung aus strukturierten Prozessen (Nutzung Erfahrungswissen, Einhaltung Vorschriften, Automatisierung) und freier Zusammenarbeit (bedarfsgerechte Zusammenstellung von Teams und Inhalten, Förderung von Kreativität). Daher müssen auch die entsprechenden Werkzeuge verknüpft werden können.

Das orts- und zeitunabhängige Arbeiten

Gerade in der aktuellen Zeit sind Homeoffice und Remote Work wesentlicher Teil der (Zusammen-)Arbeit für viele Unternehmen und Mitarbeiter. Der Digital Workplace bietet die Chance, auch hier eine Verbindung der verschiedenen Anwendergruppen und Teilaufgaben zu schaffen. Der Digital Workplace unterstützt übergreifende Zusammenarbeit, Geschäftsprozesse und auch Sicherheit und Nachweisbarkeit.

Die offene, empathische Kommunikation

Der Digital Workplace kann die Flexibilität der (Zusammen-)Arbeit fördern – wenn Mitarbeiter dies zulassen und aktiv unterstützen. Ein offenes, fehlertolerantes Betriebsklima und ein klares Verantwortungsbewusstsein sind die Voraussetzungen für diese Art der Kooperation. Die Mitarbeiter müssen die Bedürfnisse der Kollegen, Partner und Kunden verstehen, um entsprechend handeln zu können. Der Digital Workplace bietet die Chance für mehr Flexibilität, Kreativität und Verantwortung. 

Gute Lösungen brauchen ein starkes Fundament und klare Leitplanken, um ihre Potenziale entfalten zu können. Der Digital Workplace bietet viele Chancen – erfordert aber auch, dass man „die Hausaufgaben“ macht: klare Visionen, Projektpläne und nicht zuletzt ein gutes Change-Management. Das sehen wir gerade auch in der aktuellen Zeit immer wieder in unseren Beratungsprojekten bestätigt. 

Was sind Ihre Erfahrungen mit Digitalisierungsprojekten und der Umsetzung übergreifender Geschäftsprozesse? Welche Herausforderungen hatten Sie bei der Einführung neuer Systeme und Arbeitsweisen? Gerne tauschen wir uns mit Ihnen aus und suchen gemeinsam mit Ihnen nach neuen Chancen.

12. Mai 2021
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So gelingt der Digital Workplace

By Digital Workplace

10. Mai 2021

Wie viele Systeme müssen Sie bedienen, um eine Aufgabe bearbeiten zu können? Warum kann man Informationen nicht dort nutzen, wo man sie gerade braucht – beispielsweise im Homeoffice? – der Digital Workplace verspricht Abhilfe.

Wie man mit den richtigen Werkzeugen, Prozessen und Strategien einfach besser arbeiten kann

Wie viel Zeit verlieren Sie mit der Suche nach Informationen und Ansprechpartnern? Wie viele Systeme müssen Sie bedienen, um eine Aufgabe bearbeiten zu können? Warum kann man Informationen nicht dort nutzen, wo man sie gerade braucht – beispielsweise im Homeoffice? – der Digital Workplace verspricht Abhilfe.

Was ist der Digital Workplace? Eine Definition

Der Digital Workplace ist die zentrale Arbeitsumgebung für den Mitarbeiter. Alle Informationen und Funktionen, welche der Anwender für die Bearbeitung seiner Aufgaben benötigt, werden hier zusammengeführt. Der Fokus des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft liegt auf der bedarfsgerechten Bereitstellung, um so alle Inhalte direkt im richtigen Kontext nutzen zu können. Die Verbindung von Informationen und Prozessen ermöglicht die flexible Bearbeitung. Die Systeme werden so ausgestaltet, dass übergreifende digitale Prozesse und verschiedene Arbeitsweisen unterstützt werden.

Damit erlaubt der digitale Arbeitsplatz neue Formen des Prozessmanagements und der Zusammenarbeit. Homeoffice und Collaboration werden durch Zusammenführung der relevanten Inhalte und die direkte Bearbeitungsmöglichkeit unterstützt. Digitale Akten bündeln Informationen und bieten einen kompakten Überblick über die relevanten Sachverhalte. Workflows verbinden Informationen, Aufgaben und verschiedene Anwender – über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Digital Workplace: Informations- und Prozessportal
Digital Workplace: Informations- und Prozessportal © BARC

In der erweiterten Definition ist der Digital Workplace daher nicht nur eine Anforderung an Software, sondern an die Ausgestaltung der Prozesse und der gesamten Organisation. Der Digital Workplace ist ein neues Paradigma der Planung und Ausgestaltung von Arbeitsinhalten, Abläufen und Leistungen. Er verbindet Technologie, Informationen, Prozesse und Menschen.

Daher sind die organisatorischen Aspekte von großer Bedeutung. Eine klare Strategie und ein gutes Change-Management sind Voraussetzungen für den Erfolg. Neue Arbeitsweisen müssen einer Vision folgen und klare Mehrwerte liefern. Gute Kommunikation und das Aufzeigen der Vorteile sind erforderlich, ebenso wie die ehrliche Nennung des erforderlichen Aufwands für die Umsetzung.

Welche Vorteile bietet der Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz erlaubt es, einfacher, besser und schneller zu arbeiten. Über digitale Prozesse und E-Akten werden relevante Informationen gebündelt. Man greift auf aktuelle Informationen direkt im Bearbeitungskontext zu. Regelwerke und Automatismen vereinfachen die Erfassung, Einordnung und Weiterleitung, beispielsweise durch eine KI-basierte Klassifikation (KI: Künstliche Intelligenz), Workflow-Mechanismen oder ein Fristenmanagement.

Damit werden die Prozesse beschleunigt und qualitativ verbessert. Die Zeit für Suchen und Rückfragen wird reduziert, ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten beispielsweise im Homeoffice ermöglicht. Durch Aufgabenmanagement, Erinnerungen, automatische Prüfungen und nicht zuletzt besser strukturierte Prozesse steigt die Qualität. Diese Zeit- und Qualitätsvorteile wirken sich positiv auf die Kosten, das Kunden- und Partnermanagement sowie nicht zuletzt auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Informationen können schneller und flexibler verarbeitet werden. Bei Bearbeitungsschritten ohne Entscheidungs- bzw. Beurteilungsspielraum kann eine stärkere Automatisierung erfolgen. Gleichzeitig können komplexere Sachverhalte besser beurteilt werden. Die Verknüpfung von Informationen sowie die Möglichkeiten der Protokollierung und Analyse von Arbeitsergebnissen helfen bei der Erfüllung von Nachweispflichten und dienen gleichzeitig dem Wissensmanagement.

So gelingt der Digital Workplace

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Digital Workplace

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Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung des Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht ein einzelnes Softwarewerkzeug, sondern eine Verbindung unterschiedlicher Systeme und Datenquellen. Die relevanten Inhalte und Funktionen werden in einer zentralen Oberfläche zusammengeführt. Für Detailaufgaben kann aber aus diesem zentralen Portal in andere Systeme abgesprungen werden.

Damit müssen sowohl auf der Daten- als auch auf der Prozessebene klare Schnittstellen geschaffen werden. Dies betrifft die Technologie als auch insbesondere die klare Abgrenzung der Daten- und Funktionshoheit. Verschiedene Technologietrends der vergangenen Jahre unterstützen hier: Big Data bietet Möglichkeiten der Zusammenführung, Analyse und Bereitstellung der im jeweiligen Kontext relevanten Daten.

Machine Learning unterstützt diese Analyse. Workflow-Systeme ermöglichen die Verknüpfung von Inhalten mit Aufgaben sowie den Rückgriff auf Daten in Drittsystemen. Künstliche Intelligenz schafft neue Möglichkeiten der Gestaltung von Prozessen und bei der Interaktion zwischen Menschen und Softwaresystemen.

„Die richtige Wahl des Werkzeugs oder der Werkzeuge ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts.“

Die richtige Wahl des Werkzeugs oder der Werkzeuge ist entscheidend für den Projekterfolg. Ein zu geringer Unterstützungsgrad führt zu Frustration, es können kaum Verbesserungen erzielt werden. Zu komplexe Werkzeuge sind teuer in der Einrichtung und werden oft aufgrund mangelnder Akzeptanz kaum genutzt. Die Systeme sollten klar voneinander abgegrenzt werden, sonst führt dies zu unklaren Arbeitsweisen und zu teuren Softwarelandschaften aufgrund von funktionalen Dopplungen.

Sowohl bei der fachlichen Ausgestaltung als auch bei der technischen Architektur muss jeweils klar sein, warum man etwas genau so tut.

Zudem ist der Digitale Arbeitsplatz mit einer anderen Art des Arbeitens verbunden. Die einzelnen Mitarbeiter ebenso wie das Management müssen umdenken. Bestehende Grenzen müssen hinterfragt werden. Die organisatorischen Herausforderungen sind im Folgenden beschrieben.

Governance und organisatorische Rahmenbedingungen: Was ist beim Digital Workplace zu beachten?

Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes ist die entsprechende Ausgestaltung der Organisation. „Anders arbeiten können“ ist nicht nur eine Frage der Werkzeuge, sondern auch der Rahmenbedingungen und Einstellungen.

Ausgangspunkt muss eine klare, übergreifende Strategie sein. Diese umfasst die internen Ziele und Abläufe, beispielsweise durch die Ausrichtung an (übergreifenden) Prozessen und die Förderung von Initiative und Innovation. Die Mitarbeiter müssen in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben besser bearbeiten zu können (durch bessere, aktuelle und vollständige Informationen sowie die erforderlichen Werkzeuge) und gleichzeitig die Chance haben, neue Ideen zu entwickeln. Digital Workplace hat aber auch eine klare Außenwirkung.

Durch eine konsequente Kundenorientierung und ein gutes Partnermanagement wird die Kommunikation nach außen verbessert. Auf Anfragen kann schneller und insbesondere flexibler reagiert werden, was die Kundenbindung und das Lieferantenmanagement verbessern.

„Die Prinzipien und Leitbilder des Digital Workplace müssen in der Unternehmenskultur verankert werden.“

Diese Prinzipien und Leitbilder müssen in der Unternehmenskultur verankert werden. Offenheit, Fehlertoleranz und der Wille, Neues auszuprobieren, schaffen die Grundlage für die Ausgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Der Aufbau oder die Stärkung von Competence Centern ermöglicht die umfassende Betreuung und Verbesserung der Abläufe, Werkzeuge, Schulungen etc.

Durch die Sammlung und Dokumentation der Informationen und Aufgaben unterstützt der digitale Arbeitsplatz auch die Governance, also das nachweisliche Einhalten von internen und externen Vorgaben sowie den Aufbau entsprechender Steuerungs- und Kontrollsysteme. Dies umfasst unter anderem Datenschutz, Datensicherheit, Risikomanagement sowie vertragliche und steuerliche Nachweispflichten. Die digitalen Prozesse erlauben eine genaue Steuerung und Dokumentation des Handelns.

Zur Umsetzung des Digital Workplace inklusive seiner organisatorischen Komponenten ist ein gutes Projektmanagement erforderlich. Die Vision wird in einzelne Anwendungsbereiche heruntergebrochen, um damit die Arbeitsweisen, Prozesse und Werkzeuge so auszugestalten, wie es jeweils erforderlich ist. Nicht jeder digitale Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters wird gleich aussehen – welche Informationen, Funktionen und Aufgaben jeweils in welcher Ausprägung angezeigt werden, hängt von den individuellen Aufgaben und Präferenzen ab.

Es gilt, möglichst viele Komponenten wiederzuverwenden und durch die Kombination der Bausteine und Services die jeweiligen Anforderungen abzubilden.

„Effizientes Change-Management hilft dabei, Befürchtungen der Mitarbeiter auszuräumen und neue Ideen zu berücksichtigen.“

Zur Verankerung des Digital Workplace und der damit verbundenen neuen Arbeitsweisen ist das Change-Management von hoher Bedeutung. Ziele und Maßnahmen müssen frühzeitig und offen kommuniziert werden, um Befürchtungen aber auch Ideen der Mitarbeiter berücksichtigen zu können.

Dabei ist es wichtig, die Potenziale für die jeweiligen Anwendergruppen herauszustellen: Welche Vorteile bringt der Digital Workplace genau in diesem Einsatzszenario? Die konkreten (neuen) Prozesse müssen in auf die jeweiligen Gruppen abgestimmten Schulungen vermittelt werden. Dabei steht nicht die Software, sondern die andere Art zu arbeiten im Fokus.

Man muss die bestehenden Arbeitsweisen kritisch prüfen, insbesondere die Grenzen zwischen Abteilungen, Datenablagen und Informationssystemen. Welche Informationen sind wann für welche Personengruppe wichtig? Für welche Aufgaben und Entscheidungen? Welche Personengruppen und weiteren Inhalte sind einzubeziehen? Daher gehen mit Digital-Workplace-Projekten auch häufig Veränderungen in den Daten- und Prozessmodellen einher.

Welche Trends bestimmen den Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz setzt auf verschiedenen Trends der vergangenen Jahre auf. Die Digitale Transformation und der Wunsch nach einem flexibleren, digitalen Arbeiten bestimmen die Veränderung der Prozesse und Arbeitsweisen. Big Data und Machine Learning ermöglichen die Erfassung, Verarbeitung und Verdichtung auch von großen Informationsbeständen. Künstliche Intelligenz erweitert die Möglichkeiten bei der inhaltlichen Erschließung und Verarbeitung von Informationen. Sprachsteuerung und Virtual / Augmented Reality bieten neue Formen der Interaktion mit Systemen.

Auch verschiedene Trends in der Gestaltung von Softwaresystemen und Informationsinfrastrukturen unterstützen die Entwicklung des Digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft. Die stärkere Service-Orientierung der Systeme ermöglicht die Aufspaltung großer Softwareanwendungen in einzelne Funktionen oder Apps, die auf verschiedenen Ebenen (Oberfläche, Prozess, Informationen) verbunden werden können.

„Die Cloud unterstützt das orts- und zeitunabhängige Arbeiten und vereinfacht so das Arbeiten aus dem Home Office.“

Die Cloud bietet eine einfache Bereitstellung und Verbindung von Funktionen. Über Portale können flexibel übergreifende Oberflächen geschaffen werden, welche verschiedene Inhalte und Systeme bündeln. Zudem wird so ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten unterstützt. Homeoffice wird deutlich einfacher, wenn alle Inhalte über ein zentrales Werkzeug aufrufbar sind.

Aber auch verschiedene organisatorische Trends bestimmen die Ausgestaltung des Digital Workplace. Um im Kampf um Kunden zu gewinnen, müssen Informationen und Prozesse beherrscht werden, damit schnell, gut und über den richtigen Kanal reagiert werden kann. Dies betrifft nicht nur die Mitarbeiter in Vertrieb, Service und Marketing, welche direkt mit der Customer Journey des Kunden in Berührung kommen.

Auch alle Prozesse der Leistungserstellung und Abrechnung müssen entsprechend ausgestaltet sein, um die Kundenbeziehung vollumfänglich gestalten zu können.

Nicht zuletzt der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter hat viele Unternehmen zu einem Umdenken bei der Gestaltung der internen Strukturen gezwungen. Unnötige Aufgaben, etwa umfangreiches Suchen nach den aktuellen Informationen, müssen reduziert werden. Ebenso muss geprüft werden, ob Prozesse automatisiert werden können.

„Der Einsatz von Workflows oder KI-Lösungen vereinfacht Prozesse und erhöht so die Mitarbeitermotivation.“

Das betrifft insbesondere Prozesse ohne Entscheidungsfreiheit oder die Erfassung von Inhalten, da hier Workflows oder KI-Lösungen deutliche Entlastung bringen können. Dies erhöht die Mitarbeitermotivation und schafft den Rahmen für Innovationen.

Stattdessen wird der Fokus auf die Aufgaben gelegt, die wirklich die Kompetenz der Mitarbeiter erfordern. Zur Bearbeitung werden über den Digital Workplace die entsprechenden Informationen und Werkzeuge bereitgestellt. Der Trend hin zu mehr Effektivität und Effizienz – also die richtigen Dinge in der richten Weise zu tun – ist ein wesentlicher Treiber des Digital Workspace.

Ein weiterer Faktor ist die nachweisliche Erfüllung verschiedener innerbetrieblicher, vertraglicher und gesetzlicher Nachweispflichten (siehe: Governance), welche durch die Werkzeuge des Digitalen Arbeitsplatzes einfacher und umfassender umgesetzt werden können.

Erfahren sie mehr über die Trends rund um den Digital Workplace auf unserer kostenfreien Online-Konferenz „Digital Workplace – einfach besser arbeiten“. Erhalten Sie hier weitere Informationen.

Welche Lösungen gibt es zur Umsetzung des Digital Workplace?

Viele Anbieter aus unterschiedlichen Softwaremärkten werben mit dem Digital Workplace. Abhängig von den Einsatzszenarien und Anwendergruppen bieten sie Lösungen, welche die jeweiligen Prozesse bestmöglich unterstützen sollen. Die Systeme entwickeln sich weiter, um sich besser in die vorhandene Informationslandschaft einzufügen und die verschiedenen Anwendungsfälle abzubilden.

  • CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) und Marketing Automation unterstützen die Mitarbeiter in Vertrieb und Marketing in ihren Aufgaben. Durch entsprechende Datenmodelle und Konnektoren werden Informationen beispielsweise über die Customer Journey zusammengeführt, um so das Lead Management und die Kundenbindung zu unterstützen.
  • Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) bieten eine umfassende Unterstützung bei kaufmännischen Sachverhalten (beispielsweise Buchhaltung) sowie – je nach Ausprägung – weiteren Einsatzszenarien wie Projektmanagement, Produktionssteuerung, Logistik oder Supply Chain Management.
  • Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten Dokumentenmanagement und Prozessmanagement zur Unterstützung der Aufgaben. Informationen werden in digitalen Akten gesammelt und mit Workflows verbunden. Input Management ermöglicht die schnelle Erfassung und Klassifikation der Inhalte. Verschiedene Anwendungsfälle wie die Rechnungsbearbeitung verbinden Daten, Dokumente, Aufgaben und Analysen. Zudem können mit ECM-Lösungen viele übergreifende Prozesse und E-Akten abgebildet werden, was die Zusammenarbeit unterstützt.

Daneben gibt es viele weitere Softwaresegmente, welche den Digital Workplace unterstützen. Anbieter für Portale bieten Möglichkeiten, verschiedene Fachsysteme zusammenzuführen. Systeme für BI (Business Intelligence) und Analytics ermöglichen die Analyse und Aufbereitung der Daten, um so die Prozesse zu unterstützen.

Der digitale Arbeitsplatz ist nicht etwas, das man mal eben schnell installieren kann. Digital Workplace verbindet verschiedene Systeme, Informationswelten, Anwendergruppen und Prozesse. Daher ist bei der Ausgestaltung eine klare Vision erforderlich. Sowohl bei der Strategiedefinition als auch bei der Ausarbeitung der einzelnen Einsatzszenarien ist eine unabhängige Beratung hilfreich.

Und wie kann der Digital Workplace Ihnen helfen?

Kommen Ihnen die beschriebenen Herausforderungen bekannt vor? Dann prüfen Sie die Potenziale dieser anderen Art zu arbeiten. Zu viele Softwareprojekte oder Initiativen zur digitalen Transformation sind an fehlenden Visionen, falschen Werkzeugen oder unzureichenden Prozessen gescheitert. Der Digital Workplace bietet die Philosophie und Möglichkeiten, es besser zu machen.

10. Mai 2021
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So organisieren Sie den Digital Workplace

By Digital Workplace

29. April 2021

Von Dr. Martin Böhn

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist gerade 2021 so wichtig wie nie zuvor. Doch um sowohl digital als auch effizient und erfolgreich zu arbeiten, ist die richtige Organisation erforderlich: angepasste Modelle für Zusammenarbeit, Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen. Wir haben drei Ebenen identifiziert, auf denen Sie bei der Umsetzung des Digital Workplace handeln müssen. 

Der Digital Workplace soll als zentrales Portal Informationen und Prozesse bündeln, damit man sie bedarfsgerecht nutzen kann. Dies erfordert, dass die richtigen Werkzeuge, Inhalte und Arbeitsmittel bereitgestellt werden. Aber ein Anwender muss dies auch nutzen können, was die richtigen Schulungen, Abläufe, Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner und nicht zuletzt die richtige Motivation voraussetzt.

Seit 2020 wurde deutlich, welche Umstellungen Homeoffice / Remote Work bei der Zusammenarbeit, dem Informationszugriff und der Steuerung der Abläufe bedeuten. Mit der Beschaffung von Collaboration-Software, Cloud-Lösungen und mobilen Endgeräten ist es nicht getan, die Art des Arbeitens verändert sich. Gleichzeitig zeigten sich aber auch die Potenziale und es wurde bewiesen, dass eine stärker digitale und vernetzte Arbeitsweise möglich ist. 

Um den Digital Workplace erfolgreich umzusetzen, müssen bestehende Strukturen kritisch hinterfragt werden. Abteilungsdenken und klassische Hierarchien verhindern den Blick auf das Ganze. Daher ist ein übergreifendes, prozess- und ergebnisorientiertes Denken bei der Analyse der Ist-Strukturen und insbesondere der Definition der Soll-Arbeitsweisen erforderlich. Entscheidungswege sind oft historisch gewachsen, hier bestehen viele Möglichkeiten der Dezentralisierung oder auch völligen Überarbeitung. Es gilt, sowohl Sicherheit und Nachweisbarkeit zu erfüllen als auch Flexibilität und Praktikabilität. 

Kommunikation und die Bedürfnisse der Beteiligten dürfen hierbei nicht außer Acht gelassen werden. Über kundenorientiertes Denken und Handeln wird seit Jahren viel gesprochen, die Umsetzung stellt aber noch viele Organisationen vor Herausforderungen. Zudem sind auch die Partner und nicht zuletzt die Mitarbeiter wesentliche Prozessbeteiligte, deren Interessen und Präferenzen bei der Ausgestaltung der Strukturen berücksichtigt werden müssen.

Die erfolgreiche Organisation des Arbeitsplatzes der Zukunft fußt auf drei Ebenen. 

1. Unternehmenskultur 

Die erste Ebene bilden Unternehmenskultur und Unternehmensleitbild (Wie man es machen will). Eine klare Vision vom Digital Workplace muss vorgeben, wie zukünftig gearbeitet werden soll. Dies umfasst Leitlinien für interne Prozesse und Kommunikation ebenso wie die Kommunikation und Interaktion mit Partnern, Kunden und sonstigen Einrichtungen. Die schnelle, flexible und in vielen Fällen auch verantwortungsvollere Bearbeitung der Aufgaben erfordert die Schaffung einer offenen, kommunikativen, fehlertoleranten Unternehmenskultur als Basis für alle Tätigkeiten.

2. Digital Workplace Governance

Die zweite Ebene umfasst die verschiedenen Facetten der Digital Workplace Governance (Wie man es machen muss). Dies umfasst die unterschiedlichen internen und externen Vorgaben zum Unternehmenshandeln sowie die Steuerungs- und Kontrollsysteme zu deren Einhaltung. Beispiele sind Gesetze und Verordnungen, vertragliche Verpflichtungen, organisatorische Richtlinien, Datensicherheit, Datenschutz, Nachhaltigkeit sowie Diskriminierungsschutz / Equal Opportunity. Diese Regeln und Leitlinien geben den Rahmen für die Ausgestaltung der Prozesse und Strukturen vor, gleichzeitig bieten sie Handlungssicherheit dort wo klare Regeln greifen.

3. Projekt und Change-Management

Die dritte Ebene bildet das Projekt- und Change-Management (Wie man konkrete Aufgaben erfolgreich löst und umsetzt). Der Fokus liegt auf der Planung, Steuerung, Kontrolle und Kommunikation einer konkreten Maßnahme (bspw. der Umsetzung eines Einsatzszenarios oder der gezielten Weiterentwicklung). 

Klare Zielsetzungen, realistische Zeit- und Ressourcenpläne und regelmäßige Überprüfungen sowie ggf. Korrekturen sind erforderlich, da die Umsetzung des Digital Workplace meist verschiedene Facetten (Werkzeuge, Art des Arbeitens, Abläufe etc.) gleichzeitig verändert. Erfolgreiches Change-Management umfasst eine klare und offene Kommunikation der Maßnahmen sowie der damit verbundenen Potenziale und Aufgaben. Die Mitarbeiter sollen frühzeitig eingebunden werden, um so Wünsche und Befürchtungen schnell adressieren zu können – und nicht zuletzt, um von den Ideen der Mitarbeiter zu profitieren.

Der Digital Workplace ist eine Chance für viele Unternehmen und nicht zuletzt die Mitarbeiter, bestehende Prozesse zu überdenken und neue Lösungen zu finden. In vielen Beratungsprojekten sehen wir, wie wichtig die organisatorischen Vorarbeiten und die konstante, kompetente Begleitung der Maßnahmen ist.

Und wir sehen, wie sehr es sich lohnt, diesen Weg zu gehen. Übergreifend über Branchen, Themen, Altersgruppen und weitere Merkmale der Mitarbeitergruppen zeigt sich, wie schnell die Anwender neue Arbeitsweisen adaptieren, wenn die persönlichen Vorteile deutlich werden. Das kann man als Job Enrichment, Job Enlargement, Knowledge Work, Employee Empowerment etc. bezeichnen – oder einfach als: einfach, besser und mit mehr Spaß arbeiten können.

29. April 2021
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