Corinna Behr

6. April 2021

Von Dr. Martin Böhn & Sabine Kraus

Zu viel Zeit verbringen Mitarbeiter täglich mit dem Suchen. Informationen zu Dokumenten und Prozessen sind nur schwer oder überhaupt nicht im Zugriff. Der digitale Arbeitsplatz bzw. der Digital Workplace kann in Finanzabteilungen Fachsysteme wie ERP-Anwendungen mit ECM-Systemen verbinden. Somit können Sie Informationen schneller und besser nutzen.

Informationen im richtigen Kontext bereitzustellen und direkt in den Geschäftsprozessen nutzen können, umfasst mehr als nur das Management von Daten. Wesentliche Inhalte sind auch in den zugehörigen Dokumenten enthalten. Hier setzt Enterprise Content Management (ECM) als Teil eines Digital Workplace im Bereich Finanzen und Controlling an. Damit werden Informationen wie wichtige Verträge und Belege nicht nur strukturiert verwaltet, sondern auch die Nutzung durch direkte Bereitstellung und eine Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen unterstützt.

Digitalisierung des Finanzbereichs = Direkter Informationszugriff

Wie wichtig es ist, im Digital Workplace von Finanzabteilungen Informationen direkt verfügbar zu machen

Der Wandel in den Arbeitsweisen und der Nutzung von Software zeigt sich in einer gestiegenen Anspruchshaltung von Nutzern in Unternehmen. Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente am besten über einen auf die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters (oder der Abteilung) ausgelegten digitalen Arbeitsplatz bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.

Auch gerade im Bereich Finanzen und Controlling ist die Verbindung der verschiedenen Informationsarten wichtig. Daten aus Fachsystemen und Auswertungen müssen mit Dokumenten und Prozessen verknüpft und gemeinsam genutzt werden können. Zudem ist die Unterstützung übergreifender Prozesse wie bspw. der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Um diesen Anforderungen an die digitale Bereitstellung gerecht zu werden, sind verschiedene Aspekte rund um einen Digital Workplace in der Finanzabteilung zu beachten.

Kerngedanke des ECM war seit jeher, Informationen aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten zu verbinden. Über Metadaten werden Inhalte verknüpft und bedarfsgerecht dargestellt (bspw. als Lieferantentenakten, Kundenakte, Projektakte, Vertragsmanagement). Dieser ursprüngliche Gedanke aus dem ECM geht auch in die Idee des Digital Workplace ein.

Im Zuge der Digitalisierung und aufkommender digitaler Technologien wächst das zu berücksichtigende Informationsvolumen stetig weiter – immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen in diesem Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer öfter Module zur automatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Durch die Analyse der Texte werden diese inhaltlich eingeordnet, Metadaten extrahiert und die automatische Weiterleitung oder sogar Verarbeitung ermöglicht.

In diesem Zusammenhang kommen auch der Datenaufbereitung und der Datenbereinigung hohe Bedeutung zu. Informationen müssen verlässlich und im richtigen Kontext eingeordnet werden. Die Verwaltung von Versionen und Dokumentenstatus hilft, die aktuellen und richtigen Inhalten zu nutzen.

Gerade im Finanzbereich ist eine Verknüpfung der Dokumente mit den Daten und Prozessen aus den Fachsystemen über einen zentralen digitalen Arbeitsplatz hilfreich. Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP-Systemen liefern die Basis für die tägliche Arbeit, zudem sind hier auch häufig verschiedene Fachprozesse abgebildet.

Es zeigt sich aber immer wieder, dass für bestimmte Aufgabenstellungen ergänzende Werkzeuge und Inhalte erforderlich sind, welche auf diesen Informationen aufsetzen und über den Digital Workplace in Finanzabteilungen den Mitarbeitern einer Abteilung bereitgestellt werden können.

So ist es bspw. möglich, Lieferantenakten zur Verwaltung von Verträgen, Korrespondenz oder sonstigen Dokumenten digital bereitzustellen. Auch für bereichsübergreifende Prozesse wie die Rechnungseingangsbearbeitung werden oft ECM-Systeme eingesetzt und deren Funktionen über den Digital Workplace bereitgestellt, da nicht alle Beteiligten aus den Fachbereichen (bspw. Freigeber) über die erforderlichen ERP-Lizenzen und / oder das Wissen zur Bedienung verfügen.

Gut durchdachte Strategien verhindern Datengräber

Die Weichen einer funktionierenden Digital Finance & Controlling

Die bedarfsgerechte Unterstützung der Dokumentennutzung und Prozessbearbeitung über den Digital Workplace in Finanzabteilungen erfordert entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen. Große Ablagen als reine Datengräber werden abgelöst durch inhaltlich strukturierte Informationsspeicher.

Die entsprechenden Metadatenmodelle müssen definiert, implementiert und mit Datenmodellen bestehender Fachsysteme wie beispielsweise dem ERP-System der Finanzabteilung oder dem CRM-System von Marketing / Vertrieb abgeglichen werden. 

Nur so lässt sich eine sinnvolle, zielgerichtete und systemübergreifende Nutzung von Daten und Dokumenten im Sinne eines Digital Workplace realisieren. Aus diesem Grund sind Master Data Management und Datenhoheit auch wesentliche Themen in Projekten, in denen ECM-Systeme sowie der Digital Workplace in Finanzabteilungen im Fokus stehen.

Gleichzeitig ändert sich auch der Umgang mit Informationen. Die Verantwortung für ihre Erfassung und Pflege nimmt zu. Grund hierfür ist, dass bspw. ECM integriert in die Gesamtlösung des Digital Workplace in Finanzabteilung und Unternehmen nur dann richtig funktioniert, wenn die Informationen früh, korrekt und entsprechend der definierten Zielstruktur (systemgestützt) erfasst werden.

Um eine regelbasierte Unterstützung der Mitarbeiter durch Softwarelösungen zu ermöglichen, müssen die Anwendungsfälle und Aufgabenstellungen entsprechend spezifiziert werden. Damit sind verschiedene Fragen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bearbeitungskontext)? Der Entwurf dieser logischen Modelle zur Ablage, Verteilung und Nutzung von Informationen ist mitunter relativ aufwändig, bringt aber auch hohen Nutzen beim späteren Einsatz.

Vorteile der Digitalisierung erkennen und umsetzen

Nutzen Sie die Potenziale der digitalen Zukunft!

ECM als eine der Softwarelösungen des Digital Workplace für Finanzabteilung und Controlling verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbeiter der Abteilung und des gesamten Unternehmens. 

Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rahmen geschaffen werden. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit im ERP-System und dem Papierordner im Schrank kann durch die Schaffung eines gut durchdachten Digital Workplace aufgehoben werden.

Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen, digital und ortsunabhängig zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse an einen zentralen Arbeitsplatz.

Für die Anwender in der Finanzabteilung und allen anderen Bereichen bedeutet dies, sich auf eine andere Art des Arbeitens einzulassen. Der digitale Arbeitsplatz ist mit einem papierlosen Büro gleichzusetzen. Er muss als klarer Vorteil erkannt und entsprechend umgesetzt werden.

Die Aufgabe des Managements ist es, eine klare Vision zu entwickeln und die Rahmenbedingungen für ihre Umsetzung zu schaffen. Die Vorteile für den Einzelnen sowie die gesamte Organisation sollten dabei sehr schnell klar werden.

Ein Digital Workplace in Finanzabteilungen ist eine Chance auf einen besseren Umgang mit Informationen und gleichzeitig die Möglichkeit abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten. Überlegen auch Sie wie Ihre Finanzabteilung bzw. Ihr gesamtes Unternehmen vom integrierten digitalen Arbeitsplatz profitieren kann.

21. September 2020

Von Sabine Kraus

Gezielte, kanalübergreifende und datenschutzkonforme Kommunikation stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Welche grundlegenden Funktionen muss eine Lösung für Marketing Automation heutzutage bieten, um Unternehmen dabei zu unterstützen? Der neue BARC Score Marketing Automation greift diese Themen auf und vergleicht Lösungen des DACH-Markts.

Marketing Automation: Definition und Potentiale

Marketing Automation umfasst Prozesse und Werkzeuge zur umfassenden Unterstützung verschiedenster Marketingaufgaben, um eine gezielte Kundenkommunikation zu ermöglichen. Diese muss schnell, flexibel und über viele Kanäle möglich sein, gleichzeitig den Datenschutz und die Wünsche der Kunden erfüllen. 

Empathisch sollen die passenden Informationen über Kommunikationskanäle verbreitet und so die Kundenbindung erhöht werden. Über die Kampagne werden Regeln zu den jeweiligen Folgeaktionen definiert, wenn der Angesprochene auf eine bestimmte Weise reagiert – oder eben nicht. Anwender können Teilschritte durch entsprechende Regelwerke automatisieren, um so auch große Adressatenkreise schnell, flexibel und bedarfsgerecht mit Informationen zu versorgen. Dazu sind sehr genaue Selektionen zu den Zielgruppen der jeweiligen Kampagnen möglich.

Der Kunde soll in seiner Kundenreise unterstützt und gezielt zu passenden Angeboten geführt werden, Die Systeme bieten die Werkzeuge und Prozesse zur Planung, Durchführung, Nachsteuerung und Auswertung dieser Kampagnen. Sieumfassen verschiedene Möglichkeiten der Individualisierung und Automatisierung. Generell sollen solche Prozesse in eine spätere Verkaufsaktion übergehen.

Nicht selten wird Marketing Automation in Beratungsprojekten zum Thema Customer Relationship Management als wesentlicher Bestandteil für die Gestaltung der Kundenbeziehung thematisiert. 

So schlagen sich die Softwarehersteller für Marketing Automation 

Wir beobachten, dass sich der Markt für Marketing-Automation-Lösungen derzeit in eine gute Richtung entwickelt. Die Hersteller reagieren auf Trends und nehmen neue Kommunikationskanäle wie z. B. Social Media in Ihre Lösungen auf. 

Die Anbieter unterscheiden sich jedoch, wenn es um Datenselektion und die gezielte Steuerung von Kommunikationsprozessen hat. 

Das Abschneiden der Marketing-Automation-Systeme von Adobe und Salesforce überrascht nicht. Beide Anbieter bekräftigten unsere Analysten-Erfahrungen: Sie gestalten die Entwicklung dieses Marktes und den Technologiefortschritt maßgeblich mit. 

Wir konnten die meisten Tools als „Market Leaders“ einordnen. Dabei machten wir die interessante Beobachtung, dass Mittelständler wie Uniique sich gegenüber internationalen Playern wie HubSpot behaupten können. Das Unternehmen könnte in den nächsten Jahren zum „Dominator“ aufsteigen. 

Insgesamt durften wir durchweg interessante und solide Lösungen bewerten. Vor allem im Bereich „Challengers“ bleibt es spannend, in welche Richtung sich die Anbieter mit ihren Tools bewegen. 

Die Roadmaps der Unternehmen versprechen dies zumindest. Hervorzuheben ist in diesem Bereich auch noch das junge österreichische Unternehmen Sellsation, das sich mit den Marketing-Automation-Funktionen seiner CRM-Suite dem Vergleich stellte. 

In der ersten Ausgabe des BARC Score untersuchen und bewerten wir die Lösungen von insgesamt elf marktrelevanten Herstellern. Wir fokussieren hierbei den Markt in der DACH-Region. Die Bewertung der Anbieter stützt sich auf einen ausführlichen Kriterienkatalog, der sowohl produktbezogene als auch organisatorische Themen beleuchtet. 

BARC Score Marketing Automation – das erwartet Sie zudem

Neben der Bewertung der elf Marketing Automation Tools haben wir für Sie eine grundlegende Einführung in das Thema sowie die ausführlichen Evaluationen der Systeme zusammengetragen. Somit kann der BARC Score Marketing Automation in diversen Projektphasen als Nachschlagewerk und Werkzeug dienen, aber auch ein gutes Mittel sein, damit Sie sich Expertenwissen zum Thema aneignen können. 

Wir haben für Sie die Stärken und Herausforderungen der Lösungen zusammengefasst, die vergleichend in der Score-Grafik aufgeführt sind. Zudem findet sich am Ende des Scores eine Liste mit weiteren Anbietern, die nützliche Lösungen im Bereich Marketing Automation anbieten.

Mehr zum BARC Score Marketing Automation finden Sie hier. 

18. September 2020

Von Dr. Martin Böhn

Hier geht es zum ersten Beitrag der Reihe: Beyond CXM? – Was braucht die nächste Stufe im Management von Kundenbeziehungen?

Die Wahrnehmung des Kundenerlebnisses ändert sich. Schon lange ist es oft nicht nur das Produkt selbst, welches im Fokus steht, sondern auch ergänzende Leistungen (wie bspw. Services) oder schlicht gute Inhalte, welche die Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile verdeutlichen. Die Differenzierung erfolgt durch das Einkaufserlebnis und die Unterstützung des Nutzungserlebnisses. Neue Ideen zur Nutzung, die Verbindung mit anderen Anwendern in einer Community oder schlicht die regelmäßige Versorgung mit Informationen und Trends entscheiden über den Kauf. 

Verschiedene Untersuchungen belegen, wie entscheidend das Kundenerlebnis und die gezielte Beeinflussung der Kundenreise sind. Eine Vielzahl von Kaufentscheidungen ist schon vor dem Betreten einer Filiale oder eines Online-Shops gefallen. Signifikante Mengen des (virtuellen oder tatsächlichen) Warenkorbs sind Spontankäufe durch gezielte Unterbreitung von Angeboten. Gerade bei höherpreisigen Produkten prüfen Anwender bewusst mehrere Anbieter. 

Wie stark diese Trends die Kundenwahrnehmung und damit die Kaufentscheidung sowie die Kundenbindung beeinflussen, ist natürlich abhängig von den Produkten / Leistungen und Kundengruppen. Es lassen sich aber übergreifende Trends erkennen, wie Angebote erlebbarer gemacht werden sollen. Der Mehrwert soll herausgestellt und damit der Anbieter klar beim Kunden verankert werden. Das zeigt sich insbesondere in den folgenden Trends:

Bedarfsgerechte, mehrwertorientierte Kommunikation: interaktiv, personalisiert und am Kunden ausgerichtet

Marketing-Automation-Systeme helfen, Masse mit Klasse zu verbinden. Den Kunden können anhand ihrer Personas und Kauf- oder Bewegungsprofile Informationen bereitgestellt werden, die möglichst genau die aktuellen Bedürfnisse ansprechen. Die Personalisierung geht dabei über eine reine Anrede hinaus, unter anderem werden der Zeitpunkt, der Kanal und der Inhalt entsprechend der Kundenwünsche ausgerichtet. Dies umfasst bspw., welche Produkte und welche Art der Ansprache (bspw. Betonung der Technologie, der Nachhaltigkeit oder eines Lebensgefühls) gewählt werden.

Das Kundenerlebnis und die Kundenreise dürfen dabei nicht nur auf die einmalige Bereitstellung von Informationen beschränkt sein. Kampagnen müssen die interaktive Kommunikation fördern. So bringt sich der Kunde stärker ein und hat einen klareren Bezug zum Angebot des jeweiligen Unternehmens. Gleichzeitig gibt er mehr Informationen über seine Wünsche und Präferenzen preis, was die Basis für eine noch genauere Ansprache ist. Dabei müssen verschiedene Kanäle (bspw. E-Mail, Web, Social, direkter Kontakt) zu einer übergreifenden Kundenbetreuung verbunden werden.

Datengestützte Mehrwertdienste

Je mehr die Unternehmen ihre Kunden verstehen, desto besser können sie ihre Leistungen an deren Bedürfnissen auslegen. Die stärkere Digitalisierung erlaubt es in vielen Bereichen, datengestützte Mehrwertdienste anzubieten, welche die eigentlichen Produkte und Leistungen ergänzen. Gezielte Informationsangebote, bedarfsgerechte Serviceleistungen (vgl. Predictive Maintenance) oder ergänzende digitale Welten helfen, das eigene Angebot vom Wettbewerb zu differenzieren. Dies stärkt die Kundenbindung und bietet im besten Fall zusätzliche Umsatzchancen.
Diese datengestützten Mehrwertdienste umfassen den gesamten Kundenlebenszyklus.

Sie unterstützen Marketing und Vertrieb, indem sie zusätzliche Mehrwerte aufzeigen. Anschließend erweitern Sie das Nutzungserlebnis und unterstützen den Service. Der Kunde kann so zu Wiederholkäufen oder Cross- und Up-Selling-Produkten geführt werden. Bei einem entsprechend guten Kundenerlebnis besteht zudem die Möglichkeit, den Kunden für das eigene Marketing zu nutzen (Social Promotion, Success Stories, positive Erlebnisberichte etc.).

Differenzierung durch umfassendere Wahrnehmung

Das Kundenerlebnis beim Kauf und bei der Benutzung sind entscheidende Faktoren in der Kaufentscheidung. Durch ein besonderes Image, eine besondere Verpackung und generell eine gut geführte Kundenreise wird schon der Kauf selbst als Mehrwert empfunden. Hier kann sich ein Unternehmen klar vom Wettbewerb abheben, da keine (austauschbaren) Produkte oder Leistungen vertrieben werden, sondern ein Lebensgefühl und ein Mehrwertversprechen. Beispiele für „Cool / Trendy“ oder „Rundum sorglos“ finden sich in sehr unterschiedlichen Branchen und auch sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich.

Gerade die Kombination aus Produkten und Leistungen kann hier ein entscheidender Faktor bei der Gestaltung der Customer Experience sein. Durch gezielte Informationen werden die Nutzungsmöglichkeiten und Vorteile verdeutlicht, was es dem Kunden einfacher macht, diesen Nutzen auch selbst zu erleben. Weitere Dienste und Services können das Produkt ergänzen – und in den Augen des Kunden wiederum weniger austauschbar machen.

Hierzu werden auch gezielt Communities aufgebaut. Produzenten / Hersteller vernetzen sich enger mit den Händlern / Partnern, um die Kundenansprache besser zu steuern und gleichzeitig ein schnelleres und besseres Feedback vom Markt zu erhalten. Durch Kunden- / Nutzervereinigungen werden Kunden in die Weiterentwicklung, Vermarktung und Erläuterung der Produkte und Leistungen einbezogen. Auch hier fließen wesentliche Informationen zur Wahrnehmung von Stärken und Schwächen am Markt zurück zum Hersteller.

Ein Ideen- und Erfahrungsaustausch über (soziale) Netze schafft einen Mehrwert aus der gemeinsamen Nutzung durch Gleichgesinnte. Ob zur gezielten Problemlösung, zum lockeren Austausch oder schlicht zu Spaß schafft ein solches Netzwerk Mehrwerte sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich.

Zunehmend gehen die Anbieter von Produkten und Leistungen auch auf die neuen technischen Möglichkeiten ein. Augmented und Virtual Reality werden für immer mehr Produkte eingesetzt, um die Leistungen bereits in der Vertriebs- und Planungsphase erlebbar zu machen. Die Customer Experience wird dadurch unterstützt, dass schnell die potenzielle Anwendung der Produkte und Leistungen ausprobiert werden kann. Zudem bestehen meist Möglichkeiten der schnelleren Erfassung und Änderung von Konfigurationsdaten, also zum flexibleren Eingehen auf Kundenwünsche.

Künstliche Intelligenz wird in der besseren Profilbildung, vor allem aber auch in der Steuerung der Kommunikation eingesetzt. Stamm- und Bewegungsdaten können zur Ausgestaltung des Contents und bei der Wahl von Kanal und Zeitpunkt der Ansprache genutzt werden. Website-Chat und Chatbots dienen dem Übergang von der Präsentation von Inhalten zur Interaktion und damit der stärkeren Einbindung des Kunden. Online-Präsentationen und Konferenzen werden aktuell im B2C und insbesondere im B2B verstärkt, um die Einschränkungen im persönlichen Kontakt auszugleichen.

Wesentlicher Bestandteil der Customer Experience ist die Möglichkeit der Interaktion, bei der ein Kunde sich einbringen, seine Wünsche äußern und auf seinen Bedarf zugeschnittene Informationen bekommen kann. Die Ziele bleiben gleich, aber die Mittel werden angepasst. 

Ausrichtung der Organisation auf den Kunden

Gute Customer Experience ist keine reine Frage von Daten oder Werkzeugen. Die Informationen müssen auch schnell, flexibel und in hoher Qualität verarbeitet werden können. Dies stellt hohe Anforderungen an die Prozesssteuerung und die Qualifikation der Mitarbeiter. Zudem müssen die Anwender auch entsprechend handeln wollen. Daher sind gutes Change-Management und eine solide organisatorische Verankerung wichtig, welche Eigenverantwortlichkeit und Initiative fördert.

Marketing und Vertrieb dürfen nicht auf die eigenen Produkte und Leistungen fixiert sein, sondern müssen die viel zitierte Kundenbrille aufsetzen. Es gilt, drei wesentliche Schritte zu gehen, um den Kunden zu überzeugen:

1. Beantworte die Frage des Kunden (egal, ob er dazu die richtigen Worte gewählt hat).
2. Löse das Problem des Kunden (und erkenne das wahre Problem: was braucht er wirklich?).
3. Zeige dem Kunden weitere Potenziale auf (und platziere Dich damit als Freund und Berater).

Dazu ist ein gutes Kundenwissen erforderlich. Leider zeigt sich in vielen Projekten, dass man zwar über „Next Generation Customer Experience“ spricht, aber immer noch an lange bekannten Herausforderungen scheitert (siehe auch oben): Fehlende Kundenorientierung, schlechte Daten, schlechte Prozesse, unzureichende Werkzeuge und vor allem: eine fehlende Strategie. 

Befähigung der Mitarbeiter: Digital Workplace

Gute Konzepte können nur umgesetzt werden, wenn die Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge und die richtigen Informationen im Zugriff haben. Der Digital Workplace verbindet verschiedene Quellen und schafft den erforderlichen Kontext, damit die Anwender schnell, gezielt und flexibel handeln können.
Verschiedene CRM-Anbieter stellen hierfür entsprechende Clients oder Informationsportale bereit. Es müssen aber auch die richtigen Schnittstellen- und Prozesskonzepte vorliegen. Denn gerade im Kundenbeziehungsmanagement werden viele Spezialsysteme eingesetzt, welche einzelne Aufgabenbereiche sehr gut abdecken, aber auch zu einer übergreifenden Sicht zusammengeführt werden müssen. 

Die disruptive Evolution des Kundendenkens

Sehr viele Konzepte des Customer Experience Managements sind schon seit Jahrzehnten bekannt – aber noch nicht konsequent umgesetzt. Der Druck auf die Unternehmen nimmt zu, da sowohl der Wettbewerb als auch insbesondere die Kundenerwartungen steigen. Es gilt, sich stetig weiterzuentwickeln, um sich nachhaltig von anderen Unternehmen absetzen zu können.

Diese Weiterentwicklung ist durch verschiedene Sprünge gekennzeichnet. Dies liegt zum einen an technischen Innovationen, welche eine andere, genauere und schnellere Ansprache des Kunden ermöglichen. Zum anderen entstehen Disruptionen durch neue, andere Ideen zur Kundenansprache und Kundenbindung. Erfolgreiche Unternehmen verändern, wie Kunden und gute Kundenkommunikation gesehen werden.

Jede Reise – auch die zur idealen Kundenreise und Kundenansprache – beginnt mit dem ersten Schritt. Machen Sie sich bewusst, was Sie heute (insbesondere in den Augen Ihrer Kunden und weiterer Marktteilnehmer) gut machen – und wo Sie Verbesserungspotenzial haben. Informieren Sie sich über neue technische Möglichkeiten, aber lassen Sie sich auch nicht durch Versprechungen der Automation und Künstlichen Intelligenz blenden. Erarbeiten Sie ein realistisches Bild, wie Sie zukünftig agieren wollen, um daraus die erforderlichen Schritte abzuleiten. Erfahrene Marktanalysten und Berater können Sie dabei unterstützen. 

17. Juni 2020

Von Michael Schiklang

Zwölf Tipps zur Durchführung erfolgreicher Online-Meetings auf Basis von Erfahrungen in der Corona-Krise von BARC Analyst Michael Schiklang

Aufgrund der Corona-Krise wurden in den letzten Wochen viele Termine in Form von Online-Sitzungen umgesetzt. In einem anderen Blogbeitrag habe ich meine Erfahrungen zu diesem Thema beschrieben, welche insgesamt sehr positiv sind.

Unabhängig von Corona wird es auch in der Zukunft immer mehr Termine geben, welche online abgehalten werden. In diesem Beitrag habe ich einige praxiserprobte Tipps zusammengefasst, welche bei der Umsetzung von Online-Meetings helfen können:

Allgemeine Tipps für alle Teilnehmer:

• Nutzen Sie Ihre Webcam: Die Übertragung des eigenen Bildes macht die Präsentation persönlicher. Die Webcam muss nicht durchgehend aktiviert bleiben, aber gerade bei der Vorstellung und im Rahmen von Diskussionsrunden empfiehlt es sich die Bildübertragung einzuschalten.
• Verwenden Sie ein Headset: Die Nutzung eines Headsets erlaubt eine bessere und fehlerfreiere Übertragung des Tons als die Verwendung von Mikrofonen von Laptops. Durch Headsets lassen sich störende Halleffekte und sonstige Fehler vermeiden.
• Sorgen Sie für genügend Bandbreite: Damit das Online-Meeting gut und flüssig läuft, sollte genügend Kapazität zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich neben dem Meeting keine Aktivtäten auszuführen, welche viel Bandbreite benötigen (z. B. Laden von großen Updates).
• Geben Sie eine klare Agenda vor: Eine Vorgabe hinsichtlich der zu besprechenden Inhalte sorgt für ein gemeinsames Verständnis bezüglich der zu behandelnden Themen, hilft bei der Einhaltung des Zeitplans und unterstützt die Teilnehmer bei der Strukturierung des Gesprächs.

Tipps für Präsentatoren:

• Sorgen Sie für eine gute und geeignete Auflösung: Die Teilnehmer sollen die Inhalte gut sehen können. Im Zweifel sollten Sie das Auditorium fragen, ob die Inhalte gut erkennbar sind. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie durch Ändern der Auflösung / des Bildausschnitts darauf reagieren.
• Fragen Sie öfter nach, ob die vermittelten Inhalte klar sind und ob es Rückfragen gibt: Bei einer Präsentation vor Ort kann man häufig nonverbale Reaktionen wahrnehmen, bspw.: Wirken die Zuschauer zufrieden, eher fragend oder liest man aus den Gesichtern andere Meinungen ab? Diese Informationen werden in Remote-Sitzungen nur schlecht transportiert. Insofern macht es Sinn öfter nachzufragen und sich Feedback einzuholen.
• Wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Nachfragen nur zeitverzögert beantwortet werden: Häufig haben sich die nicht referierenden Teilnehmer auf stumm geschaltet (gemutet). Vor der Beantwortung einer Frage muss der Ton erst wieder angeschaltet werden, was ein bisschen Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Sorgen Sie für ausreichend Pausen: Gerade bei längeren Terminen (länger als 90 Minuten) sind Teilnehmer meist froh, wenn es kleinere Pausen gibt. Pausen helfen bei dem Aufrechthalten der Konzentration und können die allgemeine Stimmung in vielen Fällen deutlich verbessern.

Tipps für nicht-präsentierende Teilnehmer:

• Schalten Sie sich auf stumm, wenn Sie nicht sprechen: So lassen sich Störgeräusche vermeiden und sie müssen auch nicht bemüht still während der Präsentation sein.
• Geben Sie den präsentierenden Personen Feedback: Verdeutlichen Sie, was Ihnen gefällt, was Ihnen nicht gefällt und fragen Sie bei Unklarheiten nach. Nur wenn Sie Rückmeldung geben, können die Präsentatoren darauf reagieren.
• Weisen Sie den Präsentatoren und andere Teilnehmer auf technische Fehler hin: Gab es Probleme bei der Übertragung des Bildes und / oder des Tons sollten sie die jeweiligen Personen zeitnah darauf hinweisen, da diese selbst die Übertragungsfehler meist nicht mitbekommen.
• Üben Sie sich in Selbstdisziplin: Natürlich ist es verlockend, mal schnell etwas nachzuschauen oder eine E-Mail zu beantworten. Dies fällt bei Online-Meetings im Gegensatz zu Workshops vor Ort kaum auf. Aber so wird es deutlich schwerer, der Diskussion zu folgen und seine eigenen Argumente effektiv zu platzieren.

Online-Meetings sollen Termine vor Ort nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen und können somit die Flexibilität in Projekten und Initiativen deutlich steigern. Die Meetings lassen sich ortsunabhängig durchführen und ohne Reisezeiten wahrnehmen. Hierdurch lassen sich in vielen Fällen Termine bedarfsgerechter aufsetzen und einfacher planen.

Wussten Sie, dass Sie die meisten BARC-Beratungsangebote auch als Online-Meetings wahrnehmen können? Bei Fragen können Sie gerne auf uns zukommen!